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Erfahrungsberichte17.8.2022

„25 % Zeitersparnis in der Buchhaltung durch schnellere Belegkontrollen und weniger Rückfragen”

Die doctari group arbeitet als Deutschlands führender Healthcare Service Provider am Gesundheitswesen der Zukunft. Der Leiter der Konzernbuchhaltung, A. Sander, gewährt in diesem Beitrag Einblicke in die Unternehmensprozesse und teilt seine Erfahrungen mit der Partnerintegration von Pliant und Circula.

Stefan MasarwaContent Writer

doctari group

Mit mehreren Unternehmen ist die doctari group in den drei Geschäftsfeldern Temporary Placement, Permanent Placement und Technology & Solutions tätig. Das Thema Digitalisierung spielt dabei eine übergeordnete Rolle. Auch in der Buchhaltung werden manuelle Prozesse automatisiert. Postalische Kreditkartenabrechnungen am Monatsende oder ausgedruckte Formulare für die Reisekostenabrechnung gehören der Vergangenheit an. Stattdessen nutzt die doctari group die beiden Apps von Pliant und Circula sowie deren Integration. „Wir profitieren von einer erhöhten Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit”, ist sich A. Sander sicher.

Positive Erfahrungen mit der Integration von Circula und Pliant

  • Echtzeit-Reporting per Pliant Dashboard

  • Automatische Erinnerungsfunktion für Mitarbeiter bei fehlenden Belegen

  • Schnellere interne Kommunikation in der Pliant App

  • Automatisierte Reisekostenabrechnung dank Circula

Herausforderung: Manuelle Prozesse und fehlende Übersicht

Früher musste der Empfänger postalischer Kreditkartenabrechnungen die Briefe einscannen und für die digitale Verarbeitung weiterleiten. Mehrere Mitarbeiter einer Abteilung nutzten eine einzelne physische Firmenkreditkarte. Die Belege reichten sie bei Vorgesetzten zur Freigabe ein. Daher gestaltete sich die Suche nach fehlenden Belegen extrem aufwendig.

Ebenso waren die Formulare zur Reisekostenabrechnung oft fehlerhaft. Angaben zur bewirteten Person wurden unvollständig oder Berechnungen zu Verpflegungsmehraufwendungen falsch eingetragen.

Lösung: Implementierung von Pliant und Circula sowie deren Partnerintegration

„Die Übersichtlichkeit und Transparenz, wo sich Belege gerade befinden oder wo welche fehlen, ist ganz klar ein Vorteil bei Circula und Pliant. Der Freigabeprozess von Reisekosten und von Kreditkartenzahlungen ist komplett in einem Portal abgebildet”, berichtet A. Sander.

Die doctari group hat sehr gute Erfahrungen mit den automatischen Benachrichtigungen in der Pliant App gesammelt. Dank der Erinnerungsfunktion erhalten Mitarbeiter mit fehlenden Belegen und offenen To-dos eine E-Mail. Außerdem hat sich die interne Kommunikation in die Pliant App verlagert: „Wir nutzen innerhalb der Pliant App die Kommentarfunktion und müssen nicht nochmal per E-Mail kommunizieren”, sagt A. Sander.

Ergebnis: Erhöhte Schnelligkeit, Transparenz und Sicherheit in der Buchhaltung der doctari group

Durch die Apps von Pliant und Circula sowie deren Partnerintegration profitieren A. Sander und sein Team aus sechs Mitarbeitern von einer Zeitersparnis von 25 Prozent.

„Das Nachfragen nach Kreditkartenbelegen und das Zurückgeben von falsch ausgefüllten Reisekostenabrechnungen oder Auslagen hat sich enorm verbessert. Es bleibt nichts liegen. Die Reisekosten werden schneller ausgezahlt und mein Team hat alle Informationen für eine sichere steuerliche Bewertung von Vorgängen. Jeder weiß, wo Belege gerade sind und ihre Bearbeitung läuft. Die Abstimmung ist einfacher für denjenigen, der den Beleg abgibt und denjenigen, der nachher den Beleg verbucht und zur Auszahlung bringt. Das sorgte früher für viel Unmut auf beiden Seiten und kostete uns viel Zeit.”

– A. Sander, Leiter der Konzernbuchhaltung in der doctari group