“Pliantin avulla vältämme prosessit, jotka muuten veisivät viikkoja”

Haaste: Yhdestä toimitusjohtajan hallussa olevasta kortista satoihin yrityskortteihin

Aikaisemmin toimitusjohtaja Raffael Johnen vastasi yrityksen ainoasta luottokortista. Aina kun muut osastot tarvitsivat yrityskorttia maksua varten, hänen piti antaa kortti kyseiselle osastolle.

Työntekijöiden ja maksutapahtumien lisääntyessä suurin haaste oli luottokorttien hakemiseen ja hallintaan kulunut aika. Koko korttirumba vaati talousosaston aktiivista osallistumista, alkaen luottokortin hankkimisesta yksittäisille työntekijöille ja päättyen kuittien huolelliseen keräämiseen kirjanpitoa varten. Korttien hankkiminen työntekijöille oli loputon suo, ja se vei paljon aikaa. Vastuuhenkilölle korttien hallinta oli erittäin stressaavaa.

Ratkaisu: Sovellus, joka integroituu sujuvasti muihin taloushallinnon prosesseihin

Pliantin sovellus on auttanut yritystä yksinkertaistamaan työntekijöiden tekemien maksujen dokumentointia. Kyse ei ole vain kuittien tallennuksesta ja luokittelusta kirjanpitoa varten, vaan koko korttien hallinnan digitalisoinnista. Vastuuhenkilöt voivat luoda työntekijöille kortteja muutamalla klikkauksella, asettaa niihin sopivat käyttörajat ja muokata asetuksia myöhemmin tarpeen mukaan.

Aiemmin yrityksessä ei ollut kattavaa pääsyä reaaliaikaisiin maksutietoihin. Pliant ratkaisi tämän pulman, ja nyt kaikki maksut näkyvät selkeästi sovelluksessa.

Nykyään kuitit voidaan tallentaa näppärästi mobiilisovelluksen avulla tai lähettää suoraan sähköpostiin. Kuittien kerääminen oli ennen auxmoneylle raskasta. 

Pliantin avulla yritys pystyy hoitamaan korttien hallinnan itsenäisesti. Jokaista korttia varten ei tarvitse luoda erillistä tiliä, ja Pliantin sovellus mahdollistaa korttien myöntämisen ja käyttörajojen muuttamisen reaaliajassa. 

Lisäksi luottokorttiratkaisu integroituu helposti olemassa oleviin taloushallinnon ja kirjanpidon ohjelmistoihin. Auxmoneyyn teki vaikutuksen se, että tarvittavat tiedot voidaan viedä sovelluksesta muihin ohjelmistoihin. Yrityksiä voi arveluttaa, että heidän pitää muuttaa jo olemassa olevia taloushallinnon prosesseja, mutta Pliantin kanssa auxmoneyn ei tarvinut tehdä muutoksia. 

Lopputulos: Hyvästit perinteiselle pankille, tervetuloa moderni fintech-ratkaisu

Tällä hetkellä auxmoney käsittelee noin 1 000 maksutapahtumaa kuukaudessa, ja se on ottanut käyttöön yli 300 luottokorttia. Heidän mukaansa näitä lukuja olisi ollut mahdoton saavuttaa aiemmin käytössä olleilla prosessilla. 

Nyt yrityksen työntekijät voivat maksaa omilla yritysluottokorteillaan kirjat, toimistotarvikkeet, työmatkat ja paljon muuta. Näin yrityksen operatiivisen johdon ei tarvitse olla mukana pienissä maksutapahtumissa ja tilauksissa. 

Myös kuittien keräämiseen ja tarkastamiseen käytetty aika on minimoitu. Ennen Pliantin käyttöönottoa vain 60 prosenttia kuiteista toimitettiin suoraan talousosastolle ja loput 40 prosenttia piti erikseen etsiä ja lajitella.