“Pliantin ansiosta pystymme automatisoimaan manuaalisia tehtäviä.”

Haaste: Miten automatisoida manuaalisia prosesseja?

Sabrina tekee alusta asti selväksi yhden asian: “Me olemme verkkokauppa. Melkein kaikki toimintomme ovat digitaalisia. Siksi meille on tärkeää, että manuaalisen työn tarve vähenee jatkuvasti.”

Yrityksen alkuvaiheessa työntekijät maksoivat itse työmatkat ja hakivat kulukorvaukset matkalaskulla jälkikäteen. Muut kulukorvaukset, kuten työntekijöiden tekemät hankinnat, piti tehdä manuaalisesti tilisiirtoina. 

BitterLieben tiimi käytti perinteistä Excel-taulukkoa kassavirran suunnitteluun. Datan kokoaminen käsin ja epäselvä kokonaiskuva taloustilanteesta aiheutti kuitenkin ongelmia kasvavassa startupissa. 

Odotukset taloushallinnon ohjelmistoja kohtaan

1. Tiedon jakaminen: kaikilla osapuolilla on pääsy samaan dataan. 

2. Automatisoitu datan kokoaminen: data on selkeästi esitetty yhdessä paikassa ilman tarvetta manuaalisille päivityksille. 

3. Puuttuvien kuittien seuraaminen: kun useilla työntekijöillä on yrityksen kortit, kulujen ja kuittien seuraamisen on oltava helppoa. 

4. Sujuvat maksut: luottorajan on oltava kyllin korkea, jotta maksut menevät luotettavasti läpi. 

5. Ajantasainen ja tarkka kassavirran seuranta: selkeä näkyvyys varmistaa, että muutoksiin voidaan reagoida ajoissa. 

Ratkaisu: Virtuaaliset kortit ja automaattinen kuittien hallinta 

BitterLiebe saattaa tehdä kuukaudessa yli 300 maksua Pliantin luottokorteilla. “Niistä noin kaksi kolmasosaa on mainonnan kuluja. Loput ovat ohjelmistomaksuja, verkkokaupan lisäosia, kaupan ylläpidon kuluja ja matkakuluja”, Sabrina sanoo.

Yrityksessä hyödynnetään virtuaalisia luottokortteja, joita voidaan luoda nopeasti työntekijöille. Sabrina luo omat kortit eri kuluille, kuten mainonnalle. Hän tekee myös erilliset virtuaaliset kortit eri palveluntarjoajille, jotta hän voi seurata ja hallita kuluja helpommin, sillä korteille voi asettaa korttikohtaiset käyttörajat. 

Työntekijät voivat tallentaa kuitit suoraan Pliantin sovellukseen. Kortinhaltija saa muistutuksen, jos kuitti on jäänyt puuttumaan. “Näen Pliantin sovelluksesta heti, mistä maksusta puuttuu vielä kuitti. Ja koska jokaisella työntekijällä on oma kortti, voin muistuttaa kyseistä henkilö suoraan. Tämä ei ollut ennen mahdollista.”

BitterLiebe hyödyntää Pliantin integraatioita kassavirran hallinnassa. Pliant on yhdistetty Agicap-ohjelmistoon, josta BitterLiebe saa reaaliaikaisia raportteja ja selkeän näkymän kassavirran tilanteeseen. Näin mahdollisten säästö- ja investointikohteiden seuraaminen on ja löytäminen on helpompaa. Automaattinen tietojen synkronointi Pliantin sovelluksesta helpottaa taloushallinnon arkea. 

Integraation avulla maksutiedot kulkevat suoraan taloushallinon ohjelmistoon. Myös maksujen luokittelu on automatisoitu. Ilman integraatiota Sabrinan olisi pitänyt kerätä ja viedä tietoja ohjelmistosta toiseen CSV-raporteilla. 

Lopputulos: Digityökaluilla ajansäästöä – ja hyvästit manuaaliselle työlle

Pliantin integraatiot ja automaattinen tiedonsiirto ohjelmistojen välillä vastaa Sabrinan vaatimuksiin: 

1. Käytettävissä taloushallinnon ohjelmistoissa ja työkaluissa ei ole päällekkäisyyksiä, eli ne eivät vaadi turhaa tuplatyötä.

2. Ohjelmistoissa on oltava kaikki tarpeelliset toiminnot, jotta yhtä tehtävää varten ei tarvitse hyppiä eri työkalujen välillä.

3. Toimiva tiedonsiirto, jotta “meillä on aina selkä näkymä talouteen ilman manuaalista työtä, ja voimme käyttää aikamme ja resurssimme päätöksentekoon ja reagointiin sen sijaan, että käsittelisimme tietoja käsin”, Sabrina kertoo. 

Automaation ansiosta data laatu on parantunut merkittävästi. Nyt kaikki maksutapahtumat voidaan luokitella kategorioittain. Lopputuloksena kassavirran suunnittelu on tarkempaa. Yrityksessä voidaan tehdä parempia päätöksiä nopeammalla aikataululla. 

"Etsi tapoja, joilla automaatiot ja integraatiot voivat tehdä arjestasi helpompaa, jotta aikaasi säästyy muihin asioihin”, Sabrina neuvoo muita yrittäjiä.