“Grazie all’integrazione di Pliant e Agicap, le operazioni manuali sono diventate automatiche”

La sfida: rendere automatici i processi manuali

Sabrina precisa sin da subito: “Siamo un e-commerce. Ciò significa che facciamo quasi tutto in modo digitale. Per noi è importante ridurre al minimo gli interventi manuali”, spiega. In passato, i dipendenti dovevano anticipare le spese dei viaggi di lavoro e richiedere successivamente i rimborsi presentando le ricevute. Altre spese e acquisti vari dovevano essere trasferiti manualmente dal conto. BitterLiebe si serviva di classici fogli Excel per la contabilità, ma i processi manuali e la mancanza di una visione d’insieme ostacolavano sempre di più la rapida crescita della startup.

Funzionalità finanziarie utili

1. Condivisione dei dati: tutte le parti hanno accesso agli stessi dati.

2. Automazione della raccolta dati: i dati rilevanti vengono presentati in modo chiaro e univoco senza bisogno di aggiornamenti manuali.

3. Monitoraggio delle ricevute: le carte di credito aziendali per più dipendenti consentono di monitorare i modelli di spesa in modo preciso.

4. Pagamenti semplici e veloci: i limiti di spesa elevati e l’assenza di blocchi non necessari, anche con pagamenti molto frequenti, garantiscono la puntualità delle transazioni.

5. Pianificazione puntuale e precisa della liquidità: una efficace visione d’insieme consente di valutare il contesto e reagire rapidamente ai cambiamenti.

La soluzione: carte virtuali con gestione automatizzata delle ricevute

Nell’ultimo mese, BitterLiebe ha effettuato oltre 300 transazioni usando le carte Pliant. “Due terzi di queste transazioni sono spese pubblicitarie, mentre il resto sono per software, componenti aggiuntivi e spese per il negozio, viaggi di lavoro”, spiega Sabrina.

L’azienda inoltre utilizza carte di credito virtuali che possono essere emesse in modo facile e immediato per ogni dipendente. Sabrina, per esempio, crea carte per spese specifiche come la pubblicità e configura carte virtuali per i fornitori: in questo modo può tracciare le spese e non superare il budget a disposizione.

Tramite l’app Pliant, ogni dipendente può caricare direttamente le proprie ricevute e ricevere un promemoria per quelle mancanti. “Nell’app Pliant posso vedere immediatamente a quali pagamenti non corrisponde ancora una ricevuta. Inoltre, dato che ognuno ha la propria carta, posso contattare direttamente la persona interessata. Tutto questo prima non era possibile”, racconta Sabrina.

Agicap è lo strumento di elezione di BitterLiebe per la gestione della liquidità. Offre una reportistica di tutti i conti e i progetti in tempo reale ed è un ottimo indicatore dei flussi finanziari dell’azienda. La dashboard offre una panoramica immediata dei possibili risparmi e delle opportunità di investimento; il tutto è reso ancora più semplice grazie alla sincronizzazione automatica con tutti i conti bancari e i fornitori di carte come Pliant.

La configurazione dell’integrazione di Pliant e Agicap è stata molto semplice grazie all’aiuto della finAPI. “Abbiamo completato il collegamento anche con altri strumenti, il tutto in una manciata di minuti”, spiega Sabrina.

Le transazioni con carta di credito avvengono ora senza perdite di dati: la categorizzazione dei pagamenti è automatica, come avviene per tutti gli altri conti bancari. Senza questa integrazione, Sabrina avrebbe dovuto esportare ogni settimana i dati tra i diversi strumenti in modo manuale.

Risultato: soluzioni digitali immediate e meno processi manuali

L'integrazione di Pliant e Agicap consente il trasferimento automatico di ogni transazione con carta di credito e soddisfa requisiti importanti per Sabrina. Pliant e Agicap sono due strumenti finanziari complementari e la loro combinazione permette di non replicare le stesse procedure. Un software finanziario, infatti, dovrebbe offrire tutte le funzioni necessarie in modo da non dover cambiare strumento per ogni singolo compito. Pliant e Agicap insieme garantiscono uno scambio di dati impeccabile e senza soluzione di continuità per "mantenere una visione d'insieme con poco sforzo manuale e investire il tempo e la manodopera per prendere decisioni e reagire, piuttosto che elaborare dati", commenta Sabrina.

Grazie all'integrazione, la qualità dei dati è migliorata in modo significativo e ogni transazione con carta può ora essere assegnata a una categoria. Il risultato è una pianificazione della liquidità più precisa e un quadro dati più immediato per l'azienda. Sabrina dà un consiglio ad altri imprenditori: "Sfruttare l'automazione e l'integrazione vi permetterà di avere più tempo per altre attività”.

BitterLiebe utilizza altri strumenti finanziari interconnessi tramite integrazioni. Agicap è collegata anche al sistema ERP di Xentral per l'elaborazione delle fatture in uscita. Xentral, a sua volta, è collegato a Google Analytics e al software di e-commerce di minubo, utilizzato per analizzare i dati di vendita.

Per recuperare ed elaborare le ricevute, Sabrina utilizza l'interfaccia tra Pliant e GetMyInvoices. BitterLiebe esporta inoltre tutte le ricevute e le transazioni con carta in DATEV Unternehmen online.

"L'integrazione con DATEV Unternehmen online è molto utile perché possiamo già elaborare le ricevute nell'app Pliant e non dobbiamo rifarlo in DATEV: in questo modo evitiamo di replicare le stesse procedure, come avevamo pianificato”, conclude Sabrina.