Zo voorkom je als SaaS-bedrijf problemen met betalingen en ontvangsten
Bedrijven die zich richten op Software-as-a-Service (SaaS) hebben door het bieden van kosteneffectieve en schaalbare softwareoplossingen een ware revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven met software werken. Maar aangezien SaaS-bedrijven blijven groeien, is het van cruciaal belang dat ze hun financiële processen zoals bonnenbeheer en het volgen van transacties goed stroomlijnen, en op deze manier efficiënt kunnen blijven werken zonder dat de veiligheid van hun data in gevaar komt.
Duline Theogeneop
In dit artikel kijken we hoe SaaS-bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van virtuele creditcards als betaalmethode.
SaaS in een notendop
SaaS-bedrijven (Software-as-a-Service) leveren online softwaretoepassingen en -diensten aan klanten.
In plaats van traditionele softwareproducten die op individuele computers of servers geïnstalleerd en onderhouden moeten worden, bieden ze hun software als een dienst (service) op abonnementsbasis aan.
Zo hebben klanten via een webbrowser toegang tot de softwaretoepassingen en betalen ze meestal een terugkerende vergoeding voor de duur van hun abonnement.
Veel voorkomende betalingsproblemen waar SaaS-bedrijven mee te maken hebben
Net als elk ander bedrijf hebben ook SaaS-bedrijven te maken met specifieke pijnpunten als het gaat om betalingsverwerking en ontvangstbeheer.
Dit zijn een paar voorbeelden:
Problemen bij betalingen
Het beheren van een groot aantal betalingen van klanten, partners en leveranciers kan voor SaaS-bedrijven behoorlijk ontmoedigend zijn. Daar komt nog bij dat ze vaak te maken hebben met complexe problemen als late betalingen, verschillen in facturering en het afstemmen van betalingen. Dit kan leiden tot betalingsverschillen en een mogelijke verstoring van de cashflow.
Beheer van abonnementsfacturen
Zoals hierboven al vermeld, werken SaaS-bedrijven meestal op basis van een abonnementsmodel. Dit voegt een bepaalde complexiteit toe aan facturerings- en betalingsprocessen. Het beheer van terugkerende factureringscycli, pro-rata kosten, upgrades, downgrades en annuleringen kan behoorlijk ingewikkeld worden, vooral als het gaat om een groot klantenbestand.
Meerdere betalingen met één creditcard
Ook hebben SaaS-bedrijven te maken met meerdere betalingen die met slechts één creditcard lastig te beheren zijn.
Afstemmen van uitgaven
Voor SaaS-bedrijven kan het bijhouden en afstemmen van uitgaven verdeeld over meerdere afdelingen en teams een complexe opgave zijn.
Zonder efficiënt bonnenbeheer kan het voor financiële afdelingen lastig zijn om de uitgaven op de juiste projecten, afdelingen of budgetcategorieën af te stemmen, wat een nauwkeurig inzicht in de uitgavenpatronen van het bedrijf in de weg staat.
Het handmatig verwerken van bonnetjes levert behoorlijk veel administratief werk op.
De virtuele creditcards van Pliant bieden gedetailleerde transactiegegevens en aanpasbare rapportagefuncties, zoals een uitgebreid transactielogboek, inclusief namen van leveranciers, bedragen en data, waardoor het eenvoudiger wordt om betalingen op elkaar af te stemmen.De oplossing van Pliant voor betalingen en het afstemmen van facturen voor SaaS-bedrijven
Virtuele creditcards die met één druk op de knop beschikbaar zijn
Met de creditcardoplossing van Pliant kunnen bedrijven razendsnel voor elk soort uitgave, of voor elke medewerker van de organisatie, een aparte virtuele creditcard aanmaken. Kostenplaatsen
Door virtuele creditcards aan verschillende kostenplaatsen te koppelen, kunnen SaaS-bedrijven uitgaven eenvoudig bijhouden en aan de juiste afdelingen of projecten toewijzen.
Deze functie vereenvoudigt het financieel beheer en de rapportage voor de financiële afdeling.
Snelle (frequente) betalingen:
Vanwege hun op abonnementen gebaseerde bedrijfsmodellen hebben SaaS-bedrijven vaak te maken met betalingen met een hoge snelheid of hoge frequentie. Virtuele creditcards bieden een gestroomlijnde en efficiënte oplossing voor deze frequente betalingen, waardoor ze het betalingsproces voor terugkerende abonnementen, softwarelicenties of servicekosten kunnen automatiseren.
Verbeterde beveiliging
Beveiliging is van groot belang voor SaaS-bedrijven, en het beperken van twee-factor-authenticatie tot de CEO kan zeker kwetsbaarheden opleveren.
De oplossing van Pliant maakt twee-factor-authenticatie voor elke virtuele kaart afzonderlijk mogelijk. Dit betekent dat, ongeacht de gebruiker of werknemer die de betaling uitvoert, voor elke transactie met een virtuele creditcard extra verificatie vereist is.
Bovendien kunnen virtuele creditcards eenvoudig worden gedeactiveerd of gewijzigd, waardoor u direct controle heeft in geval van ongeautoriseerde of verdachte activiteiten.
Meer informatie over dit onderwerp vindt u hier.
Eenvoudige ontvangstbevestiging
Achter bonnetjes aangaan kan voor de financiële afdeling een tijdrovend en frustrerend karwei zijn! Gelukkig zorgen de virtuele creditcards van Pliant voor geautomatiseerd bonnenbeheer door bonnetjes automatisch te registreren en aan een bepaalde transactie te koppelen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u hier.
Omdat SaaS-bedrijven vaak met een groot aantal transacties te maken hebben, kan het handmatig verwerken van transacties een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn.
De virtuele creditcards van Pliant stroomlijnen dit proces door middel van geautomatiseerde betalingen en het feit dat handmatige interventie overbodig is.
Zodra de creditcards zijn ingesteld, kunnen terugkerende betalingen worden ingepland, wat het aantal administratieve taken vermindert en waardoor SaaS-bedrijven waardevolle tijd overhouden om zich op hun kernactiviteiten te richten.
Samengevat
Kortom, virtuele creditcards bieden een verbeterde beveiliging, verbeterde onkostenregistratie, een verhoogde operationele efficiëntie en meer controle over financiële transacties, waardoor ze voor de SaaS-industrie een hulpmiddel van onschatbare waarde zijn.
