"Met Pliant omzeilen we processen die anders weken zouden duren."

Uitdaging: van één kaart voor de CEO naar honderden zakelijke creditcards

In het verleden was Raffael Johnen als CEO voor alles verantwoordelijk. Hij was de enige in het bedrijf met een creditcard, die hij aan andere afdelingen moest geven als er iets moest worden betaald. Met het groeiende aantal gebruikers en transacties was de grootste uitdaging de tijd die nodig was om creditcards aan te vragen en te beheren. Dit drama begon en eindigde vrijwel altijd bij de boekhouding. Van het verkrijgen van een zakelijke creditcard voor individuele werknemers tot het zorgvuldig verzamelen van bonnetjes. Voor de backoffice was het een soort monnikenwerk om snel kaarten aan werknemers te verstrekken. Voor de verantwoordelijke collega’s leverde dit dan ook aardig wat stress op.

Tot voor kort moest auxmoney voor elke nieuwe creditcard namelijk een formulier invullen bij de bank. Volgens Malte Rau, CEO en medeoprichter van Pliant, zijn "bankprocessen nog steeds behoorlijk tijdrovend en ingewikkeld. Dat maakt het voor de boekhoudafdeling lastig om snel te handelen. Het resultaat is een verspilling van kostbare tijd, het kan in sommige gevallen wel meerdere weken duren. Bovendien hebben traditionele kaarten in de meeste gevallen een standaardlimiet, die pas na contact met de bank kan worden aangepast.”

De oplossing: één app die naadloos met bestaande financiële processen te integreren is

De app van Pliant heeft het bedrijf geholpen om het documenteren van personeelsuitgaven te vereenvoudigen. Maar niet alleen het bewaren en sorteren van bonnetjes is geoptimaliseerd, ook het beheer van individuele creditcards is nu volledig gedigitaliseerd. Met één klik kunnen de verantwoordelijke medewerkers zelf een kaart aanmaken en flexibel een limiet instellen, en ook weer wijzigen. Alles in real time.

Tot nu toe hadden de geautoriseerde partijen geen toegang tot live-transactiegegevens. Het dashboard van Pliant heeft dit proces voorgoed veranderd. Vanaf nu kunnen bonnetjes eenvoudig in de app worden geüpload of worden doorgestuurd naar een e-mailadres zonder dat er verdere interactie nodig is. Voorheen was het innen van bonnetjes voor de financiële onderneming een flinke kluif. Met behulp van Pliant kan auxmoney het kaartbeheer nu in eigen hand nemen. Ook is het niet meer nodig om voor elke kaart een account aan te maken. In de app kunnen kaarten worden uitgegeven en limieten in real time worden beheerd.

Bovendien is de creditcardoplossing eenvoudig te integreren in bestaande financiële en boekhoudsoftware. Het feit dat alle relevante gegevens vanuit de app kunnen worden geëxporteerd was voor de kredietverstrekker doorslaggevend. Veel bedrijven zouden liever niets veranderen in de bestaande financiële structuur van hun bedrijf en met Pliant hoefde auxmoney dat ook niet te doen. Met de applicatie kunnen kaarten worden toegewezen en limieten worden beheerd, allemaal in real time.

Resultaat: bevrijd je van je lokale bank en vertrouw op je eigen digitale bank

Momenteel verwerkt auxmoney ongeveer 1.000 transacties per maand en het bedrijf heeft meer dan 300 creditcards gegenereerd. Volgens interne informatie zouden deze aantallen met het vorige proces onmogelijk zijn geweest. Werknemers van de kredietverstrekker betalen nu zelf voor boeken, speciale kantoorbenodigdheden, reizen en nog veel meer. Zo is de bedrijfsvoering veel minder tijd kwijt aan kleine bestelprocessen en bankoverschrijvingen. Ook de controle van bonnetjes kan tot een minimum worden beperkt. Voordat Pliant werd gebruikt, werd slechts 60 procent van alle facturen doorgestuurd, de overige 40 procent moest met veel moeite worden opgezocht en gesorteerd.