Superare gli ostacoli nella gestione dei pagamenti e delle ricevute per le aziende SaaS

In questo articolo scopriremo come le aziende SaaS usano a proprio vantaggio le carte di credito virtuali come metodo di pagamento.

SaaS in breve

Le aziende SaaS (Software-as-a-Service) offrono applicazioni e servizi software su internet.

Queste attività si distinguono dalle altre perché vendono software come servizi online inad abbonamento: l’utente non deve perciò installare nessun software sul proprio dispositivo né occuparsi della sua manutenzione.

Con questo servizio cloud, l’utente accede alle applicazioni del software e le utilizza direttamente online, pagando in genere un canone ricorrente per la durata dell'abbonamento.

Problemi di pagamento comuni per le aziende SaaS

Anche le aziende SaaS, come tutte le attività, devono fare i conti con difficoltà specifiche quando si tratta di processare pagamenti e gestire ricevute.

Ecco di seguito alcuni esempi.

Problemi di pagamento

La prima difficoltà per le aziende SaaS è la complessa gestione di un volume elevato di pagamenti da parte di clienti, partner e fornitori. La situazione si complica ulteriormente se entrano in gioco fattori quali ritardi nei pagamenti, discrepanze di fatturazione e riconciliazione delle spese. Tutto ciò porta a problemi di pagamento e potenziali interruzioni nella liquidità.

Gestione delle fatture di abbonamento

Il modello di attività basato sul pagamento di un abbonamento, spesso adottato dalle aziende SaaS, costituisce un altro elemento problematico, poiché aumenta la complessità dei processi di pagamento e fatturazione. La gestione di cicli di fatturazione ricorrenti, tariffe pro-rata, aggiornamenti, declassamenti e cancellazioni può diventare una vera e propria impresa, soprattutto quando si ha a che fare con un'ampia base di clienti.

Più pagamenti con un’unica carta di credito

Devono anche gestire più pagamenti, che possono diventare complessi da gestire con un’unica carta.

Riconciliazione delle spese

Un ulteriore ostacolo che devono affrontare le aziende SaaS è il monitoraggio e la riconciliazione delle spese tra diversi team e dipartimenti.

Senza un metodo efficiente di gestione delle ricevute, i reparti contabilità perdono tempo prezioso per collegare ciascuna spesa al relativo progetto, reparto o categoria di budget, senza avere una visione chiara e completa dei dati e dei modelli di spesa.
L’approccio tradizionale dell’elaborazione manuale delle ricevute crea un onere amministrativo non indifferente.

La soluzione di Pliant per la riconciliazione delle ricevute e dei pagamenti delle attività SaaS

Carte di credito virtuali in un istante con un solo clic

La nostra soluzione consente alle aziende di creare carte virtuali separate per ciascun tipo di spesa e ciascun dipendente alla velocità della luce.

Centri di costo

Collegando le carte virtuali a diversi centri di costo, le aziende SaaS possono monitorare e assegnare le spese al relativo reparto o progetto nella massima praticità.

Questa funzionalità semplifica al reparto contabilità la gestione finanziaria e la rendicontazione.

Pagamenti ad alta velocità (alta frequenza)

Le aziende SaaS spesso hanno pagamenti ad alta velocità o ad alta frequenza per via dei loro modelli aziendali basati sugli abbonamenti. Le carte virtuali offrono una soluzione semplice ed efficace per questi pagamenti frequenti, permettendo alle aziende di automatizzare il processo di pagamento per gli abbonamenti periodici, le licenze dei software o le commissioni di servizio.

Sicurezza elevata

La sicurezza è fondamentale per le attività SaaS, ed è proprio per questo che l’autenticazione a 2 fattori limitata all’amministrazione espone l’azienda a rischi.

La nostra soluzione, invece, abilita l’autenticazione a 2 fattori per ogni singola carta virtuale. In questo modo, ogni transazione effettuata con una carta virtuale richiede un’autenticazione aggiuntiva, a prescindere dall’utente o dal dipendente che la usa.

Inoltre, le carte di credito virtuali possono essere modificate o disattivate in modo semplice e veloce, fornendo così un controllo immediato in caso di attività sospette o non autorizzate.

Leggi più informazioni su questo argomento qui.

Semplice riconciliazione delle ricevute

“Rincorrere” le ricevute può essere un compito lungo e frustrante per il reparto contabilità!

Fortunatamente, le carte di credito virtuali Pliant automatizzano il processo di raccolta delle ricevute, offrendo funzioni che acquisiscono e associano automaticamente le ricevute ad ogni transazione.

Maggiori informazioni su questo tema sono disponibili qui.

Inoltre, offriamo opzioni di integrazione con i software finanziari e di contabilità, permettendo un trasferimento senza intoppi dei dati delle transazioni.

Maggiore controllo sulle transazioni finanziarie

Le carte di credito virtuali Pliant offrono un controllo dettagliato che consente alle aziende di stabilire limiti di spesa e definire parametri specifici per ogni carta, in modo da evitare le spese eccessive e garantire il rispetto del budget.

Efficienza operativa ottimizzata

Le aziende SaaS devono spesso gestire un numero elevato di transazioni, e un approccio manuale può richiedere molto tempo e dare adito a errori.

Le carte di credito virtuali Pliant semplificano i processi grazie all’automazione dei pagamenti e all’eliminazione dell’intervento manuale.

Una volta configurata la carta, è inoltre possibile programmare pagamenti ricorrenti, in modo da ridurre i compiti amministrativi e risparmiare tempo prezioso da investire nella crescita dell’azienda.

Per concludere

Le carte di credito virtuali offrono maggiore sicurezza, un monitoraggio spese più preciso, un’efficienza delle operazioni ottimizzata e un controllo più dettagliato sulle transazioni finanziarie: in poche parole, sono uno strumento indispensabile per il settore SaaS.