“Con Pliant evitiamo processi che richiederebbero settimane”

Sfida: da un’unica carta gestita dal CEO a centinaia di carte di credito aziendali

In passato, l’amministratore delegato Raffael Johnen si occupava di tutto: era l’unico in azienda a possedere una carta di credito aziendale e la doveva consegnare agli altri dipartimenti ogni volta che dovevano effettuare una transazione. Con l'aumento del numero di utenti e di transazioni, la sfida più grande era diventata il tempo necessario per ottenere e gestire le carte di credito. Questo problema iniziava e finiva sempre nel dipartimento di contabilità, a partire dall’acquisto di una carta di credito per ciascun dipendente fino alla raccolta meticolosa delle ricevute. Fornire le carte ai dipendenti in modo rapido ed efficiente sarebbe stata un’impresa impossibile per il back office. Alla direzione, questa situazione creava molto stress.

Fino a quel momento, auxmoney doveva compilare un modulo e consegnarlo alla propria banca per ogni nuova carta di credito. Secondo Malte Ray, amministratore delegato e cofondatore di Pliant, “i processi bancari sono ancora complessi e dispendiosi in termini di tempo e questo ostacola un’azione tempestiva da parte del dipartimento di contabilità. Il risultato è uno spreco di tempo prezioso, che a volte si traduce anche in diverse settimane.

Inoltre, i preventivi tradizionali solitamente hanno limiti standard e possono essere modificati solo dopo un ulteriore contatto con la banca.”

Soluzione: un’app che si integra perfettamente con i processi finanziari già esistenti

L’app Pliant ha aiutato l’azienda a semplificare la documentazione delle spese dei dipendenti: non solo ha ottimizzato l’archiviazione e lo smistamento delle ricevute, ma ha anche permesso di digitalizzare completamente la gestione delle carte di credito individuali. Con un semplice clic, la direzione è in grado di creare una carta di totale autonomia, impostare limiti e modificarli in modo agile e flessibile. E il tutto in modo istantaneo.

In passato, l'accesso ai dati delle transazioni in tempo reale non era disponibile. La dashboard di Pliant ha rivoluzionato questo processo per sempre: da oggi, si possono caricare facilmente le ricevute sull’app mobile o inoltrarle a una casella di posta elettronica senza il bisogno di ulteriore interazione. La raccolta delle ricevute rappresentava un grande peso per il dipartimento finanziario, ma ora, grazie a Pliant, auxmoney è in grado di gestire le proprie carte in totale autonomia. Inoltre, non è più necessario creare un account per ogni singola carta: con l’app, si possono creare carte e gestire i limiti in tempo reale.

Inoltre, la soluzione di carta di credito si integra senza problemi nel software finanziario e contabilistico già esistente.

L’esportazione di tutti i dati rilevanti dall’app Pliant è stato ciò che ha convinto il team finanziario. Molte aziende sono restie ad apportare cambiamenti all'interno della loro struttura finanziaria e, con Pliant, auxmoney non ha dovuto farlo. Grazie all'app è possibile assegnare le carte di credito e gestirne i limiti di spesa, il tutto in tempo reale.

Risultato: Liberarsi dalla banca locale e affidarsi alla propria banca digitale.

Al momento auxmoney effettua circa 1000 transazioni al mese e ha generato più di 300 carte di credito. Secondo le informazioni interne, il processo precedente non avrebbe mai permesso di raggiungere questi numeri. Ora, con il prestito mutuante, i dipendenti possono pagare libri, forniture speciali per l'ufficio, viaggi e molto altro ancora. In questo modo, la direzione dell'azienda può dedicare molto meno tempo ai piccoli ordini e ai bonifici bancari. Anche la gestione delle ricevute può essere ridotta al minimo: prima di utilizzare Pliant, solo il 60% delle ricevute veniva inviato dagli acquirenti, mentre il dipartimento contabile doveva raccogliere e smistare il restante 40%.