Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Entscheiden Sie, wer welche Kreditkarte bekommt

Größere und kleinere Unternehmen haben die Notwendigkeit einer Kreditkarte für sich erkannt, hadern jedoch mit der Vergabe von Firmenkreditkarten an mehrere Mitarbeiter. Eine Kreditkarte für Mitarbeiter ist aber keineswegs ein großer Vertrauensvorschuss. Moderne Kreditkartenlösungen sind sicher, transparent und für alle Stakeholder zeitsparend. Lesen Sie diesen Beitrag, um zu entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter eine Kreditkarte erhalten.

Bevor Sie sich für eine digitale Business-Kreditkartenlösung entscheiden, sollten Sie folgende Fragen beantworten: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte? Welche Absprachen werden mit dem Mitarbeiter bzgl. der Nutzung festgelegt? Wer haftet für Transaktionen mit den Firmenkreditkarten? Diese und weitere Fragen werden in den folgenden Abschnitten beantwortet.

Wann ist eine eigene Kreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll?

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist ein anerkanntes Zahlungsmittel auf Geschäftsreisen und für die Zahlung von Werbekosten und Abos. Sie ermöglichen schnelle und sichere Transaktionen und eine bequeme Handhabung für Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Die Abrechnung erfolgt über das Geschäftskonto.‍

Steht den Mitarbeitern keine Firmenkarte zur Verfügung, müssen Sie alle geschäftlichen Ausgaben auslegen. Spätestens bei hohen Ausgaben für Hotel- und Flugbuchungen ist dieser Weg eine unzumutbare Belastung für die Arbeitnehmer. Viele kleine Beträge sind zusätzlich sehr zeitintensiv für die Buchhaltung.

Doch auch eine einzelne Firmenkreditkarte für das ganze Unternehmen oder eine Abteilung ist problematisch. Allein das Ausleihen einer Kreditkarte für eine Transaktion kostet dank Zwei-Faktor-Authentisierung allen Beteiligten Zeit und Nerven.

Lesen Sie in unserer Case Study mit BuchhaltungsButler, wie das wachsende Startup von einer einzelnen CEO-Karte zu einer digitalen Kreditkartenlösung gewechselt ist und jetzt Zeit und Geld spart.

Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Ist in Ihrem Unternehmen nur eine Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter vorhanden, gestalten sich die internen Prozesse langwierig und unsicher. Für jede Zahlung ist eine mündliche Absprache notwendig. Dazu muss der Angestellte den Kauf mit einem Vorgesetzten abstimmen und anschließend die Buchhaltung informieren. Die Transaktion ist nur dann möglich, wenn die Karte und das mit ihr verknüpfte Firmenhandy für den Empfang der TAN verfügbar ist. Zum Monatsende muss die Buchhaltung die Zahlung einem Mitarbeiter zuordnen und den Beleg anfordern.

Dagegen unterscheidet sich die Nutzung von Firmenkreditkarten für mehrere Mitarbeiter als Teil einer digitalen Business-Kreditkartenlösung grundlegend. Viele Prozesse lassen sich durch die App beschleunigen:

1. Budgetanfrage: Der Mitarbeiter stellt eine Anfrage für eine neue Kreditkarte. Er kann dabei Regeln vorschlagen, wie das Monats- oder Transaktionslimit. Eine Kartenbezeichnung und ein Kommentarfeld unterstützen die interne Kommunikation.

2. Genehmigung: Ein Admin wird automatisch über die Anfrage informiert und kann sofort eine neue Karte erstellen oder die Regeln anpassen. Alle Festlegungen von physischen und virtuellen Karten können auch danach jederzeit in der App verändert werden.

3. Transaktion: Eine virtuelle Kreditkarte ist sofort einsetzbar für den Mitarbeiter. Dagegen nimmt der Versand einer Plastikkarte wenige Tage in Anspruch. Mithilfe der personalisierten Karte tätigt der Mitarbeiter seine Zahlungen im Rahmen der zuvor festgelegten Kartenregeln und Nutzungsvereinbarung.

4. Belegerfassung: In der App lädt der Angestellte die notwendigen Belege hoch. Diese werden bspw. unterwegs im Restaurant bequem abfotografiert und einer Zahlung zugeordnet.

5. Kontrolle: Die Buchhaltung erhält alle Daten der Ausgaben direkt in der App. Sie kann in Echtzeit einsehen, welche Transaktionen getätigt werden und diese kontrollieren. Durch die Digitalisierung der Prozesse werden monotone Arbeitsschritte wie das Sortieren von Belegen oder das Nachhaken bei Kollegen nach fehlenden Belegen automatisiert.

Vorteile einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter

Wenn Sie eine digitale Business-Kreditkartenlösung in Ihren Zahlungsverkehr integrieren und Ihren Mitarbeitern eigene Firmenkreditkarten ausstellen, profitiert Ihr Unternehmen von zahlreichen Vorteilen.

Transparenz & Kontrolle

Einer Ihrer Mitarbeiter ist auf Geschäftsreise in einem Hotel eingecheckt. Der Kundenauftrag vor Ort dauert länger als erwartet und Ihr Angestellter muss zwei Nächte mehr im Hotel übernachten. Das Limit der Kreditkarte des entsprechenden Mitarbeiters ist aber bereits ausgeschöpft. Welche Möglichkeiten haben Sie und Ihr Mitarbeiter aktuell in solch einer Situation?

Mit der digitalen Business-Kreditkartenlösung von Pliant kann Ihr Mitarbeiter direkt in der App eine Limitänderung bei Ihnen beantragen. Genehmigen Sie die Anfrage, steht Ihrem Angestellten sofort ein höheres Limit zur Verfügung. Mit nur wenigen Klicks machen Sie die Änderung später auch wieder rückgängig. Kontakt zu Pliant als Kreditkartenherausgeber müssen Sie nicht aufnehmen, solange das Limit für Ihr Unternehmen nicht ausgeschöpft ist.

Zeitersparnis

Die Digitalisierung von Zahlungsvorgängen mithilfe von Firmenkreditkarten spart Zeit und somit Kosten. Alle Prozesse rund um eine Transaktion werden schneller und komfortabler. Statt formale Anträge einzureichen und Monatsübersichten per Post abzuwarten, profitieren alle Stakeholder von einem vollständig digitalen Karten- und Belegmanagement.

Mitarbeiterzufriedenheit

Aus Sicht der Mitarbeiter werden mit einer digitalen Business-Kreditkartenlösung zahlreiche Prozesse abgeschafft, die zu deren Nachteil sind. Angefangen bei langwierigen Abstimmungsprozessen bis hin zur Vorauszahlung von durchlaufenden Geldern. Gerade wenn Mitarbeiter in Vorkasse gehen und erst einmal mit der Spesenabrechnung verbundene Formulare bearbeiten müssen, sorgt dies häufig für Frustration in der Belegschaft.

Schufa-Score des Mitarbeiters irrelevant

Bei der Beantragung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter spielt die Schufa des Arbeitnehmers keine Rolle. Auch mit einem negativen Schufa-Eintrag erhält der Angestellte eine personalisierte Kreditkarte. Da die Abrechnung immer über das Geschäftskonto läuft, haftet die Firma und nicht die Privatperson. Um sich abzusichern, sollten Unternehmen eine aktuelle Schufa-Auskunft verlangen und mit allen Mitarbeitern eine Nutzungsvereinbarung für die Firmenkreditkarten treffen.

Mehr zum Thema: Bonitätsprüfung für eine Firmenkreditkarte: Schufa & Co. geben Auskunft über Ihr Unternehmen

Darauf müssen Sie bei einer Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter achten

Bevor einzelne Mitarbeiter eine Kreditkarte erhalten, sollten die folgenden drei Punkte geklärt werden:

Sicherheitsmechanismen etablieren

Wie jedes andere Zahlungsmittel birgt auch eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter gewisse Risiken. Seien Sie sich vorab den Gefahren bewusst. Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsfunktionen der digitalen Business-Kreditkartenlösung genutzt werden. Nur so erkennen Sie einen Kreditkartenmissbrauch durch Dritte oder auch durch die eigenen Mitarbeiter rechtzeitig. Zu den effektiven Sicherheitsmechanismen zählen etwa

• 3D-Secure und PSD2

• eigene Limits für jede Karte

• Transparenz in Echtzeit über alle Transaktionen

• Vergabe von Rollen mit individuellen Rechten für Vorgesetzte, Mitarbeiter und Buchhalter

• automatische Benachrichtigungen für diverse Prozesse

• Kartensperrung direkt in der App

Ziel der Funktionen ist es, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit einen Überblick über alle mit den Karten getätigten Transaktionen haben und fähig sind, eigenständig Maßnahmen zu ergreifen.

Haftung beschränken

Für die Nutzung von Firmenkreditkarten wird eine Rahmenvereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Kreditkartenanbieter beschlossen, in der auch die Haftung geklärt wird. Im Schadensfall durch Unbefugte haftet das Unternehmen und nicht der Angestellte. Werden bspw. Kreditkarteninformationen gestohlen und alle Sicherheitsmechanismen umgangen, beschränkt sich das Risiko auf das Limit der Kreditkarte des betroffenen Mitarbeiters.

Nutzungsvereinbarung formulieren

Wenn Firmenkreditkarten an Mitarbeiter ausgegeben werden, ist eine schriftliche Nutzungsvereinbarung ratsam. Darin wird klar formuliert, wofür die Kreditkarten genutzt werden dürfen und welche Ausgaben untersagt sind. Auf diese Weise sichern Sie sich rechtlich ab und klären die Haftung für einzelne Ausgaben.

Private Nutzung ausschließen

Immer wieder wird folgende Frage gestellt: Kann ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte privat nutzen? Die Antwort darauf lautet eindeutig nein. Mit der Karte sollten ausschließlich betrieblich angeordnete Ausgaben bezahlt werden. Private Zahlungen haben hingegen in der Bilanz eines Unternehmens nichts zu suchen. Beachten Sie außerdem, dass Ihr Unternehmen für jede Transaktion haftet. Aus betrieblichem Interesse darf keine Zahlung ohne Belegkontrolle akzeptiert werden.

Interne Prozesse für Ausnahmefälle definieren

Entgegen aller Absprachen kann es immer zu ungewollten Transaktionen kommen, etwa wenn ein Mitarbeiter seine Firmenkreditkarte mit einer privaten Kreditkarte vertauscht. Für solche Ausnahmefälle sollte Ihr Unternehmen schon vorab klare interne Absprachen treffen. Durch das Vertauschen der Karten entstehen Problemen bei der Buchführung. Handelt der Mitarbeiter nachweislich aus Vorsatz, ist eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses möglich.

4 Alternativen zur Firmenkreditkarte für Mitarbeiter und ihre Nachteile

In der Vergangenheit gab es in zahlreichen Unternehmen Absprachen zur Nutzung von privaten Kreditkarten oder dem Privatkonto. Aus heutiger Sicht entstehen dadurch nur Nachteile für alle Beteiligten. Mitarbeiter tragen unnötige Risiken und die Buchhaltung der Unternehmen wird mit den privaten Ausgaben der Angestellten vermischt.

1. Angestellte nutzen eine private Kreditkarte für die Firma bspw. auf Dienstreisen

In diesem Fall bezahlt der Mitarbeiter mit seiner ansonsten privat genutzten Kreditkarte und lässt sich die Kosten bis zum Monatsende erstatten. Somit ist das Konto zum Zeitpunkt der Kreditkartenabrechnung gedeckt und der Mitarbeiter muss keine Kosten auslegen. Zumindest in der Theorie. Der Arbeitnehmer trägt in jedem Fall das Haftungsrisiko und nimmt eine verschlechterte Bonität durch den Verfügungsrahmen in Kauf. Er ist außerdem von einer zeitnahen Abrechnung durch den Arbeitgeber abhängig. Ansonsten entstehen Zahlungsverzüge und das Risiko des Angestellten steigt.

Für die Erstattung der Zahlungen sind administrativ aufwendige Prozesse notwendig. Diese belasten nicht nur den Mitarbeiter sondern auch die Buchhaltung.

2. Abrechnung der Firmenkreditkarte über das Privatkonto der Mitarbeiter

Bereits 2016 wurde in EU-Richtlinien geregelt, dass alle Buchungen mit einer Firmenkreditkarte direkt das Geschäftskonto des Unternehmens belasten müssen. Sie dürfen nur geschäftlich verwendet werden. Dadurch ist die Belastung eines Privatkontos nicht mehr gestattet. Unternehmen schließen eine Rahmenvereinbarung mit dem Kreditkartenanbieter, in dem ein Geschäftskonto für alle Buchungen angegeben wird.

Werden etwa Reisekosten mit der Firmenkreditkarte bezahlt und über ein Privatkonto abgerechnet, ist dies in mehrfacher Hinsicht problematisch. Die Europäische Union (EU) hat dieses Vorgehen untersagt, um die Haftung für Mitarbeiter klar zu regeln und um die personenbezogenen Daten der Angestellten zu schützen. Eine strikte Trennung von Firmenausgaben und privaten Konten ist daher unbedingt einzuhalten.

3. Reisestellenkarte als Firmenkreditkarte für mehrere Mitarbeiter

Eine Reisestellenkarte, oder auch Company Card genannt, ist eine physische oder virtuelle Kreditkarte für Unternehmen. Sie wird vorrangig für das Bezahlen von Ausgaben für Dienstreisen genutzt. Es handelt sich dabei um eine nicht personenbezogene Firmenkreditkarte ohne Namen. Mit einer Reisestellenkarte kann kein Geld abgehoben oder unterwegs bezahlt werden.

Die Einkaufsabteilung oder interne Reisestelle erhält eine Reisestellenkarte, die statt auf einen einzelnen Mitarbeiter, auf die Firma ausgestellt wurde. Je nach Bedarf, lassen sich mit ihr B2B-Transaktionen wie Hotelreservierungen, Mietwagen oder Online-Einkäufe bezahlen.

Damit alle weiteren Kosten während einer Geschäftsreise bezahlt werden können, müssen Sie jedoch zusätzlich eine Kreditkarte ausstellen oder den vorgestreckten Betrag dem Mitarbeiter über die Auslagenerstattung zurückzahlen.

Verfügt Ihr Unternehmen über kein gesondertes Procurement und sind Ihre Mitarbeiter für alle Zahlungen zuständig, dann ist die Reisestellenkarte nicht geeignet.

4. Sachbezugskarte für den steuerfreien Sachbezug

Bei einer Sachbezugskarte handelt es sich um eine Prepaid-Karte für Mitarbeiter, die nur für den steuerfreien Sachbezug von maximal 50 Euro pro Monat genutzt werden kann. 2022 wurde die Freigrenze von ursprünglich 44 Euro auf 50 Euro angehoben.

Diese Karten werden vom Finanzamt anerkannt und vereinfachen die Auszahlung des Sachbezugs an den Arbeitnehmer. Der Mitarbeiter kann über das Guthaben der Karte frei verfügen und für persönliche Einkäufe nutzen.

Sind Sie als Arbeitgeber an solchen Sachbezugskarten interessiert, sollten Sie jedoch gesetzliche Fallstricke und Besonderheiten beachten. 

Darüber hinaus dürfen mit der Sachbezugskarte keine anderweitigen Transaktionen für Online-Zahlungen oder Dienstreisen getätigt werden. Damit sind diese Karten kein Ersatz für eine vollwertige Firmenkreditkarte.

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind keine neue Erfindung. Doch in den letzten Jahren ist nicht nur durch den Anstieg an Online-Transaktionen der Bedarf stetig gestiegen. Heutzutage reicht eine einzelne Kreditkarte in einem Unternehmen oder für eine Abteilung nicht mehr aus. Um schnell und sicher zu bezahlen, sind Kreditkarten für mehrere Mitarbeiter notwendig. Die digitale Business-Kreditkartenlösung von Pliant ist speziell für die Anforderungen von Unternehmen entwickelt worden. Überdenken Sie interne Prozesse und ermöglichen Sie allen Mitarbeitern einen bequemen Zahlungsvorgang. Zusätzlich gewährleisten Sie der Buchhaltung sowie den Vorgesetzten Transparenz und Kontrolle über alle Transaktionen.