„Wir automatisieren manuelle Prozesse mit der Integration von Pliant und Agicap.”

Herausforderung: Manuelle Prozesse zu automatisieren

Gleich zu Beginn stellt Sabrina klar: „Wir sind im E-Commerce. Bei uns ist quasi alles digital. Dass Sachen immer weiter unabhängig werden von manuellen Eingaben. Das ist uns wichtig.”

Geschäftsreisen wurden anfangs von den Mitarbeitern ausgelegt und dann mit der Reisekostenabrechnung beglichen. Auch für andere Ausgaben, wie für Einkäufe, mussten früher Auslagen manuell vom Konto überwiesen werden.

Für die Liquiditätsplanung nutzte das Team von BitterLiebe ganz klassisch Excel. Doch das händische Zusammentragen der Daten und die fehlende Übersicht führten im wachsenden Startup zunehmend zu Problemen.

Erwartungen an den Finance-Stack:

1. Informationen austauschen: Alle Entscheider haben Zugriff auf die gleichen Daten.

2. Sammlung von Daten automatisieren: Relevante Daten übersichtlich an einem Ort ohne manuelles Nachtragen.

3. Fehlende Belege nachverfolgen: Mit Firmenkreditkarten für mehrere Mitarbeiter das Ausgabeverhalten genau nachvollziehen.

4. Reibungslose Zahlungen: Ausreichend hohe Limits und Karten, die auch bei hohen Zahlungsfrequenzen nicht gesperrt werden.

5. Liquidität zeitnah & präzise planen: Schnelle Auswertung, um rechtzeitig reagieren zu können.

Lösung: Virtuelle Karten & automatisiertes Belegmanagement

BitterLiebe hat im letzten Monat über 300 Transaktionen mit den Pliant-Karten getätigt. „Davon sind ⅔ Ad Spend. Ansonsten ganz viel Software, Addons für den Shop und der Shop selber sowie Reisekosten”, berichtet Sabrina.

Dafür kommen auch virtuelle Kreditkarten zum Einsatz, die schnell und unkompliziert jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Für bestimmte Ausgabenkategorien wie Ad Spend werden von Sabrina eigene Karten erstellt. Auch für einzelne Dienstleister legt sie virtuelle Karten an, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten und um die Abbuchungen mit einem festgelegten Limit zu begrenzen.

In der Pliant-App kann jeder Mitarbeiter seine Belege direkt hochladen und wird an fehlende Belege erinnert. „Für welche Zahlungen wir noch einen Beleg brauchen, sehe ich in der Pliant-App auf einen Blick und kann dann dadurch, dass jeder seine eigene Karte hat, auch gleich den Verantwortlichen direkt ansprechen. Das gab es so vorher nicht”, stellt Sabrina fest.

Agicap ist für BitterLiebe das Tool der Wahl zur Steuerung der Liquidität. Dank dem Echtzeit-Reporting über alle Konten und Projekte ist es ein guter Indikator für die Zahlungsflüsse im Unternehmen. Im Dashboard lassen sich schnell Erkenntnisse über Sparpotentiale und Investitionsmöglichkeiten gewinnen. Dabei hilft die automatische Synchronisierung mit allen Bankkonten und mit Kartenanbietern wie Pliant.

Das Einrichten der Integration von Pliant und Agicap verlief sehr unkompliziert über finAPI. „Damit haben wir auch schon andere Tools angebunden. Es war eine Sache von Minuten quasi”, erinnert sich Sabrina.

Die Kreditkartentransaktionen werden heute verlustfrei übertragen. Auch die Kategorisierung der Zahlungen läuft automatisch, wie für alle anderen Bankkonten auch. Ohne die Integration müsste Sabrina jede Woche einen manuellen CSV-Export zwischen den Tools durchführen.

Ergebnis: Zeitsparende digitale Lösungen statt manuelle Prozesse

Die Integration zwischen Pliant und Agicap erlaubt die automatische Übertragung jeder einzelnen Kreditkartentransaktion und erfüllt folgende Anforderungen, die für Sabrina wichtig sind:

1. Es sind zwei Finanz-Tools ohne Funktionsüberschneidungen, dies verhindert doppelte Arbeit.

2. Jede einzelne Finanzsoftware muss für die Aufgabe alle relevanten Funktionen können, damit für einen Task nicht das Tool gewechselt werden muss.

3. Ein fehlerfreier und reibungsloser Datenaustausch, um „mit wenig manuellem Aufwand den Überblick zu behalten und eben die Zeit und Manpower in die Entscheidungen und Reaktionen zu investieren und nicht in die Bearbeitung der Daten”, erläutert Sabrina.

Dank der Integration ist die Datenqualität deutlich besser geworden. Jede Kartentransaktion kann jetzt einer Kategorie zugeordnet werden. Dadurch ist auch die Liquiditätsplanung präziser. In kürzerer Zeit lassen sich daraus mehr Rückschlüsse für das Unternehmen ziehen.

„Schau, wo du durch Automatisierung und Anbindung dir das Leben erleichtern kannst, um Zeit für andere Dinge zu haben”, rät Sabrina anderen Unternehmern.

Im Finance-Stack von BitterLiebe finden sich noch weitere Tools, die mithilfe von Integrationen miteinander vernetzt sind. Agicap ist für die Bearbeitung der Ausgangsrechnungen auch mit dem ERP-System von Xentral verbunden. 

Xentral ist wiederum mit Google Analytics und der E-Commerce-Software von minubo verknüpft, womit die Verkaufszahlen analysiert werden.

Zum Abholen und zur Bearbeitung von Belegen nutzt Sabrina die Schnittstelle zwischen Pliant und GetMyInvoices. Alle Belege und Kartentransaktionen exportiert BitterLiebe ebenso zu DATEV Unternehmen online. „Die Integration zu DATEV Unternehmen online ist sehr hilfreich, weil wir auch in der Pliant-App die Belege schon bearbeiten können und das nicht in DATEV noch einmal machen müssen. Das ist eine der angesprochenen Dopplungen, die wir gerne vermeiden”, erklärt Sabrina.