25 % säästö kirjanpidossa nopeampien kuittitarkistusten ja vähäisempien kyselyiden ansiosta
doctari group toimii Saksan johtavana terveyspalvelujen tarjoajana ja keskittyy tulevaisuuden hyvinvointijärjestelmään. Konsernin kirjanpidon johtaja A. Sander avaa yrityksen sisäisiä prosesseja ja kertoo kokemuksistaan Pliantin ja Circula-ratkaisujen integraatiosta.
doctari toimii kolmella liiketoiminta-alueella: Temporary Placement, Permanent Placement ja Technology & Solutions. Digitalisaatio on keskeisessä roolissa. Kirjanpidossa manuaaliset prosessit ovat historiaa: luottokorttien paperiset tiliotteet kuukauden lopussa tai tulostetut lomakkeet matkakulujen laskutukseen eivät enää kuulu arkeen.
Sen sijaan doctari käyttää Pliant- ja Circula-sovelluksia sekä niiden integraatiota. ”Hyödymme lisääntyneestä nopeudesta, läpinäkyvyydestä ja turvallisuudesta”, A. Sander kertoo.
Matkakulujen automaattinen käsittely Circulan avulla
Haaste: Manuaaliset prosessit ja heikko näkyvyys
Aiemmin luottokorttien tiliotteet saapuivat postitse ja vastaanottajan täytyi skannata ne sekä tehdä niistä digitaalisia käsittelyä varten. Useat työntekijät käyttivät samaa fyysistä yrityskorttia. Kuitit toimitettiin esimiehille hyväksyttäväksi, mikä teki puuttuvien kuittien metsästämisestä erittäin työlästä.
Myös matkalaskulomakkeissa esiintyi usein virheitä: puutteellisia tietoja henkilöstä, virheellisiä laskelmia päivärahoista jne.
Ratkaisu: Pliantin ja Circulan käyttöönotto sekä niiden yhdistetty integraatio
”Kuitteiden sijainnin tai puuttumisen näkyvyys on ehdottomasti yksi Circulan ja Pliantin eduista. Matka- ja korttimaksujen hyväksyntäprosessi on kokonaisuudessaan yhden portaalin kautta”, A. Sander kertoo.
doctari on kokenut erittäin hyvää hyötyä automaattisista muistutuksista Pliant-sovelluksessa. Muistutus-toiminnon ansiosta työntekijät, joilla on puuttuvia kuittikohteita tai avoimia tehtäviä, saavat sähköpostiviestin. Sisäinen viestintä on siirtynyt Pliant-sovelluksen sisälle: ”Käytämme Pliantissa kommentointiominaisuutta emmekä enää lähettele lisäsähköposteja”, sanoo A. Sander.
Tulokset: Lisää nopeutta, läpinäkyvyyttä ja turvallisuutta kirjanpidossa
Pliantin ja Circulan sovellusten sekä niiden integraation ansiosta A. Sanderin kuuden hengen tiimi on saavuttanut 25 prosentin ajan säästön.
”Kyselyt luottokorttien kuiteista ja väärin täytettyjen matkakululaskujen palauttaminen on parantunut huomattavasti. Mikään ei jää unohduksiin. Matkakulut käsitellään nopeammin ja tiimilläni on kaikki tiedot turvalliseen kirjanpitokäsittelyyn. Jokainen tietää, missä kuitti on ja sen käsittely etenee.
Hyväksynnän koordinointi kuittien luovuttajan ja sen, joka kirjaa ja maksaa kuitin, välillä on helpompaa. Aiemmin tämä aiheutti paljon kitkaa molemmilla puolilla ja vei runsaasti aikaa.”
A. Sander, konsernikirjanpidon johtaja, doctari group
