« Avec l'intégration de Pliant et d'Agicap, nous automatisons les processus manuels ».

Le défi : automatiser les processus manuels

Dès le départ, Sabrina précise : « Nous sommes dans le e-commerce. Presque tout ce que nous faisons est numérique. Il est important pour nous que les choses évoluent de plus en plus indépendamment de la saisie manuelle », explique-t-elle. Au début, les voyages d'affaires étaient payés par les employés, puis régularisés à l'aide de notes de frais. Les autres dépenses, comme les achats, devaient être transférées manuellement du compte. L'équipe de BitterLiebe utilisait Excel classique pour la planification de la trésorerie. Cependant, la compilation manuelle des données et le manque de vue d'ensemble posaient de plus en plus de problèmes à la start-up en pleine croissance.

Attentes relatives à la stack financière

1. Partage de l'information : toutes les parties prenantes ont accès aux mêmes données. 

2. Automatisation de la collecte des données : les données pertinentes sont clairement présentées en un seul endroit, sans mises à jour manuelles.

3. Suivi des reçus manquants : grâce aux cartes de crédit d'entreprise pour plusieurs employés, vous pouvez suivre avec précision les habitudes de dépense. 

4. Paiements fluides : des plafonds suffisamment élevés et des cartes qui ne sont pas bloquées, même en cas de paiements fréquents. 

5. Planifier les liquidités de manière efficace et opportune : évaluer et réagir rapidement aux changements.

La solution : des cartes virtuelles et une gestion automatisée des reçus

Le mois dernier, BitterLiebe a enregistré plus de 300 transactions avec des cartes Pliant. « Les ⅔ de ces dépenses ont été consacrés à la publicité. Le reste a été consacré à des logiciels, à des modules complémentaires pour le magasin, au magasin lui-même et à des frais de déplacement », explique Sabrina. 

L'entreprise dispose également de cartes de crédit virtuelles qui peuvent être délivrées rapidement et facilement à chaque employé. Sabrina crée des cartes pour des dépenses spécifiques telles que la publicité. Elle crée également des cartes virtuelles pour les prestataires de services individuels afin de suivre leurs dépenses et de limiter le montant qu'ils peuvent facturer avec un plafond préétabli.

Dans l'application Pliant, chaque employé peut télécharger directement ses reçus et reçoit un rappel des reçus manquants. « Je peux voir immédiatement dans l'application Pliant quels paiements doivent encore être accompagnés d'un reçu. Et comme chacun a sa propre carte, je peux contacter directement la personne responsable » note Sabrina, « Ce n'était pas possible auparavant ».

Agicap est l'outil de prédilection de BitterLiebe pour sa gestion des liquidités. Il fournit des rapports en temps réel sur tous les comptes et projets. C'est un bon indicateur des flux de trésorerie au sein de l'entreprise. Le tableau de bord donne un aperçu rapide des économies potentielles et des possibilités d'investissement. La synchronisation automatique avec tous les comptes bancaires et les fournisseurs de cartes, tels que Pliant, facilite davantage la tâche.

La mise en place de l'intégration entre Pliant et Agicap a été très facile en utilisant finAPI. « Nous avons également connecté d'autres outils. Cela n'a pris que quelques minutes », se souvient Sabrina. 

Les transactions par carte de crédit sont désormais effectuées sans perte. La catégorisation des paiements est également automatisée, comme pour tous les autres comptes bancaires. Sans cette intégration, Sabrina aurait dû effectuer chaque semaine un export CSV manuel entre les deux outils.

Le résultat : des solutions numériques permettant un gain de temps considérable par rapport aux processus manuels

L'intégration entre Pliant et Agicap permet le transfert automatique de chaque transaction par carte de crédit et répond aux exigences suivantes, importantes pour Sabrina : il s'agit de deux outils financiers dont les fonctionnalités ne se chevauchent pas, ce qui prévient les doublons. Chaque logiciel financier doit disposer de toutes les fonctions nécessaires à l'exécution de la tâche, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de changer d'outil pour une seule tâche. Un échange de données sans faille permettant de « maintenir une vue d'ensemble avec peu d'efforts manuels et d'investir le temps et la main d'œuvre dans la prise de décision et sa mise en œuvre, plutôt que dans le traitement des données », explique Sabrina.

Grâce à l'intégration, la qualité des données s'est considérablement améliorée. Chaque transaction par carte peut désormais être assignée à une catégorie. La planification des liquidités est ainsi devenue plus précise. En moins de temps, il est possible de formuler davantage de conclusions pour l'entreprise. « Cherchez à vous faciliter la vie grâce à l'automatisation et à l'intégration, afin de pouvoir vous consacrer à d'autres choses », conseille Sabrina aux autres entrepreneurs.

Dans le stack financier de BitterLiebe, il y a des outils supplémentaires qui sont interconnectés par le biais d'intégrations. Agicap est également connecté au système ERP de Xentral en ce qui concerne le traitement des factures sortantes. Xentral est quant à lui relié à Google Analytics et au logiciel de e-commerce de minubo, qui est utilisé pour analyser les chiffres de vente.

Pour la récupération et le traitement des reçus, Sabrina utilise l'interface entre Pliant et GetMyInvoices. BitterLiebe exporte également tous les reçus et les transactions par carte vers DATEV Unternehmen online. 

« L'intégration avec DATEV Unternehmen online est très utile car nous pouvons déjà traiter les reçus dans l'application Pliant et nous ne devons pas le faire à nouveau dans DATEV. C'est l'un des doublons mentionnés que nous souhaitons éviter », explique Sabrina.