« 25 % de gain de temps dans la comptabilité grâce à une vérification plus rapide des reçus et et à une diminution des demandes de renseignements ».

Le défi : Manual processes and no visibility

Avant, ceux qui recevaient les relevés de carte de crédit par la poste devaient les scanner et les envoyer en vue d'un traitement numérique. Plusieurs employés d'un même service utilisaient une seule carte de crédit physique de l'entreprise. Les reçus étaient soumis à l'approbation de leur superviseur. Il était donc extrêmement difficile de mettre la main sur les reçus manquants.

De plus, les formulaires concernant les frais de voyage étaient souvent incorrects. Les informations sur le logement étaient incomplètes ou les calculs pour les repas supplémentaires étaient erronés.

La solution: implémentation de Pliant et Circula et intégration de leurs partenaires  

Circula et Pliant nous fournissent une vue d'ensemble et une transparence sur les documents existants et ceux manquants. « Le processus d'approbation des frais de voyage et des paiements par carte de crédit est entièrement visible sur le portail », a déclaré M. Sander.

Les notifications automatiques dans l'application Pliant ont été très positives pour le Groupe Doctari. Grâce à cette fonction de rappel, les employés qui ont oublié de fournir des documents reçoivent un e-mail. De plus, la communication interne a été transférée vers l'application Pliant : « Nous utilisons la fonction de commentaire dans l'application Pliant et nous n'avons plus besoin de communiquer par e-mail », explique A. Sander.

Les résultats : plus de rapidité, de transparence et de sécurité dans la comptabilité de Doctari Group

Grâce aux applications Pliant et Circula et à l'intégration de leurs partenaires, A. Sander et son équipe de six employés économisent 25 % de leur temps.