"Com a integração da Pliant e da Agicap, automatizamos processos manuais.”

O desafio: Automatização de processos manuais

Logo desde o princípio, Sabrina esclarece: “Somos uma empresa de comércio online. Quase tudo aquilo que fazemos é digital. Para nós, é importante que as operações se tornem cada vez mais independentes da intervenção manual”. Inicialmente, as deslocações de negócios eram pagas pelos funcionários, e posteriormente reembolsadas mediante um formulário de despesas de deslocação. Outras despesas, como compras, tinham de ser transferidas manualmente a partir da conta empresarial. A equipa da BitterLiebe utilizava o clássico Excel para o planeamento de tesouraria. Contudo, a recolha manual dos dados e a falta de perspetiva geral causavam cada vez mais problemas a esta startup em crescimento.

Expectativas das ferramentas financeiras

1. Partilha de informação: Todos os investidores devem poder aceder aos mesmos dados.

2. Automatização da recolha de dados: Os dados relevantes devem ser apresentados com clareza num local único, sem atualizações manuais.

3. Localização de recibos em falta: Com cartões de crédito corporate para vários funcionários, os padrões de despesas podem ser acompanhados com precisão.

4. Pagamentos agilizados: Limites suficientemente altos e cartões que não ficam bloqueados, mesmo com elevada frequência de pagamentos.

5. Planeamento de liquidez atempado e preciso: Avaliar e reagir a mudanças com rapidez.

A solução: Cartões virtuais e gestão de recibos automatizada

No mês passado, a BitterLiebe processou mais de 300 transações com cartões da Pliant. “⅔ dessas transações foram em publicidade. As restantes são relativas a software, extras para a loja, a própria loja, e despesas de deslocação”, diz Sabrina.

A empresa também utiliza cartões de crédito virtuais que podem ser emitidos rapidamente e facilmente para cada funcionário. Sabrina cria cartões para despesas específicas, como publicidade, e configura cartões virtuais para acompanhar as despesas de fornecedores de serviços independentes, utilizando um limite pré-definido para a quantia que pode ser gasta.

Na aplicação da Pliant, cada funcionário pode submeter diretamente os seus recibos e receber um lembrete de recibos em falta. “Na aplicação da Pliant, posso ver imediatamente que pagamentos têm recibos em falta. E, como cada funcionário tem o seu próprio cartão, posso contactar o responsável diretamente. Isto não era possível antes”, afirma Sabrina.

A Agicap é a ferramenta de eleição da BitterLiebe para a gestão de liquidez. Esta ferramenta fornece relatórios em tempo real de todas as contas e projetos, e é um bom indicador do fluxo de caixa da empresa. O painel fornece uma perspetiva rápida das potenciais oportunidades de poupança e investimento, o que é ainda mais fácil graças à sincronização automática com todas as contas bancárias e fornecedores de cartões, como a Pliant.

A configuração da integração entre a Pliant e a Agicap foi muito simples, graças à finAPI. “Também conectamos outras ferramentas. Foi uma questão de minutos”, recorda Sabrina.

Agora, as transações com cartões de crédito são transferidas sem perdas. A categorização de pagamentos também é automatizada, tal como em todas as outras contas bancárias. Sem a integração, Sabrina teria de fazer uma exportação manual de um ficheiro CSV entre as ferramentas todas as semanas.

O resultado: Poupança de tempo com soluções digitais, em vez de processos manuais

A integração entre a Pliant e a Agicap permite a transferência automática de cada transação feita com cartão de crédito, e cumpre os requisitos importantes para Sabrina:

1. São duas ferramentas financeiras cujas funcionalidades não são redundantes, o que evita o trabalho em duplicado.

2. Cada software financeiro individual deve ter todas as funções relevantes para as tarefas, para que não seja preciso mudar de ferramenta para uma única tarefa.

3. A troca de dados deve ser ágil e perfeitamente integrada, de modo a “manter uma perspetiva geral com poucos esforços manuais e a investir o tempo e a mão de obra na tomada de decisões e nas respostas, em vez do processamento de dados”, explica Sabrina.

Graças a esta integração, a qualidade dos dados melhorou significativamente. Agora, cada transação efetuada com um cartão pode ser associada a uma categoria. Como resultado, o planeamento de liquidez tornou-se mais preciso. Num curto período de tempo, a empresa pode traçar mais conclusões. “Procurem formas de facilitar a vossa vida através de automatizações e integrações, para terem tempo para outras coisas”, aconselha Sabrina a outros empresários.

No conjunto de soluções financeiras da BitterLiebe, existem ferramentas adicionais que estão conectadas através de integrações. A Agicap também está conectada ao sistema ERP da Xentral, para processar a emissão de faturas. Por sua vez, a Xentral está conectada ao Google Analytics e ao software de e-commerce da minubo, que é utilizado para analisar os valores das vendas

Para recolher e processar recibos, Sabrina utiliza a integração entre a Pliant e a GetMyInvoices. A BitterLiebe também exporta todos os recibos e transações com cartões para o DATEV Unternehmen online

“A integração com o DATEV Unternehmen online é muito útil, porque já podemos processar os recibos na aplicação da Pliant e não temos de o fazer novamente no DATEV. Esta é uma das ações duplicadas que pretendemos evitar, tal como mencionei anteriormente”, explica Sabrina.