Wie SaaS-Unternehmen Hürden bei der Zahlungs- und Belegverwaltung überwinden
Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen haben die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, revolutioniert, indem sie kosteneffiziente und skalierbare Softwarelösungen anbieten. Doch während diese Unternehmen weiter wachsen, ist es entscheidend für sie, finanzielle Prozesse wie Belegmanagement und Transaktionsverfolgung zu optimieren, ohne dabei die Datensicherheit zu gefährden.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie SaaS-Unternehmen von der Nutzung virtueller Kreditkarten als Zahlungsmethode profitieren können.
SaaS erklärt
SaaS (Software-as-a-Service) Unternehmen stellen Softwareanwendungen und Dienstleistungen über das Internet zur Verfügung.
Anstatt traditionelle Softwareprodukte zu verkaufen, die auf einzelnen Computern oder Servern installiert und gewartet werden müssen, bieten sie ihre Software als Subscription-Dienst an.
Auf diese Weise greifen Kunden über einen Browser auf die Software zu und zahlen in der Regel eine wiederkehrende Gebühr für die Dauer ihres Abonnements.
Häufige Zahlungsherausforderungen für SaaS-Unternehmen
Wie fast jedes andere Unternehmen, stehen SaaS-Organisationen vor speziellen Herausforderungen im Bereich der Zahlungsabwicklung und des Belegmanagements.
Hier sind einige Beispiele:
Zahlungsprobleme
Eine hohe Anzahl von Kunden, Partnern und Lieferanten-Zahlungen kann für SaaS-Unternehmen äußerst herausfordernd sein. Dazu kommen oft Schwierigkeiten im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen, Abrechnungsfehlern und Zahlungsabstimmungen. Dies kann zu Zahlungsproblemen und potenziellen Liquiditätsengpässen führen.
Abonnement Belegmanagement
Wie bereits erwähnt, nutzen sie in der Regel ein Abo-Modell, was die Abrechnungs- und Zahlungenprozesse komplexer macht. Insbesondere bei einer großen Kundenbasis, können wiederkehrende Abrechnungszyklen, anteilige Gebühren, Upgrades, Downgrades und Stornierungen zur Herausforderung werden.
Umgang mit unvollständigen oder fehlenden Belegen
Das Sammeln und Organisieren von Belegen für verschiedene Ausgaben, wie etwa die Bezahlung von Lieferanten und Erstattung an Mitarbeiter, kann zeitaufwendig und schwierig sein.
Infolgedessen kämpfen sie oft mit unvollständigen oder fehlenden Belegen. Dies kann eine genaue Finanzberichterstattung, Ausgabentracking und Steuerkonformität behindern.
Veraltete manuelle Rechnungsbearbeitung
Der traditionelle Ansatz der manuellen Belegverarbeitung stellt eine erhebliche administrative Belastung dar.
Zudem kann es zu Ineffizienz, Verzögerungen und Fehlern kommen, wenn Finanzteams Belege manuell Transaktionen zuordnen, Daten in Buchhaltungssysteme eingeben und Zahlungsaufzeichnungen abgleichen.
Audit und Compliance
SaaS-Unternehmen müssen einen Prüfpfad für finanzielle Transaktionen, einschließlich Zahlungen und Belege, für Audit- und Compliance-Zwecke führen. Ohne einen effizienten Prozess zur Erfassung und Dokumentation von Zahlungen kann der Compliance-Nachweise und die Reaktion auf Audits herausfordernd sein.
Mehrere Zahlungen mit einer einzigen Kreditkarte
Sie haben auch mit mehreren Zahlungen zu tätigen, die mit einer einzigen Karte schwierig zu verwalten sein können.
Abstimmung von Ausgaben
Für SaaS-Unternehmen kann die Verfolgung und Abstimmung von Ausgaben über mehrere Abteilungen und Teams hinweg komplex sein.
Ohne einen effizienten Weg zur Verwaltung von Belegen kann es für Finanzabteilungen schwierig werden, Ausgaben den entsprechenden Projekten, Abteilungen oder Kategorien zuzuordnen, was es schwierig macht, genaue Einblicke in das Ausgabeverhalten zu gewinnen.
Pliants Lösung zum Zahlungs- und Rechnungsabgleich für SaaS-Unternehmen
Sofortige virtuelle Kreditkarten (VCCs) per Knopfdruck
Unsere Lösung ermöglicht es Unternehmen, in blitzschnell für jede Art von Ausgabe oder Mitarbeiter in ihrer Organisation eine separate virtuelle Karte zu erstellen.
Sofortige virtuelle Kreditkarten (VCCs) per Knopfdruck
Unsere Lösung ermöglicht es Unternehmen, in blitzschnell für jede Art von Ausgabe oder Mitarbeiter in ihrer Organisation eine separate virtuelle Karte zu erstellen.
Kostenstellen: Durch die Verknüpfung von virtuellen Karten mit verschiedenen Kostenstellen können SaaS-Unternehmen Ausgaben einfach den entsprechenden Abteilungen oder Projekten zuordnen.
Diese Funktion erleichtert das Finanzmanagement und Reporting für die Finanzabteilung.Hochgeschwindigkeitszahlungen (hohe Frequenz): Aufgrund ihrer abonnementbasierten Geschäftsmodelle haben SaaS-Unternehmen oft eine hohe Zahlungsfrequenz. Virtuelle Karten bieten eine effiziente Lösung für diese häufigen Zahlungen und ermöglichen die Automatisierung des Zahlungsprozesses für wiederkehrende Abonnements, Softwarelizenzen oder Dienstleistungsgebühren.
Erhöhte Sicherheit: Sicherheit hat für SaaS-Unternehmen höchste Priorität, doch die Beschränkung der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf den CEO kann Schwachstellen schaffen.
Glücklicherweise ermöglicht unsere Lösung die Zwei-Faktor-Authentifizierung für einzelne virtuelle Karten. Das bedeutet, dass jede Transaktion mit einer virtuellen Karte, unabhängig vom Benutzer oder Mitarbeiter, der die Zahlung tätigt, eine zusätzliche Authentifizierung erfordert.
Außerdem können VCCs einfach deaktiviert oder modifiziert werden, was sofortige Kontrolle bei jeglichen unbefugten oder verdächtigen Aktivitäten bietet.
Einfache Belegabstimmung: Das Verfolgen von Belegen kann für die Finanzabteilung eine zeitaufwendige und frustrierende Aufgabe sein. Glücklicherweise automatisieren Pliants VCCs den Prozess der Belegsammelung, indem sie Funktionen bieten, die Belege automatisch erfassen und jeder Transaktion zuordnen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Darüber hinaus bieten wir Integrationen mit Finanz- und Buchhaltungssoftware an, die eine nahtlose Übertragung von Transaktionsdaten ermöglichen.
Wie kann man die Kontrolle über Finanztransaktionen verbessern?
Pliants virtuelle Kreditkarten bieten detaillierte Kontrolle, indem Unternehmen Ausgabelimits setzen und spezifische Parameter für jede Karte festlegen können. Dies verhindert übermäßige Ausgaben und gewährleistet die Einhaltung von Budgetvorgaben.
Steigerung der betrieblichen Effizienz
Da SaaS-Unternehmen oft mit einer großen Anzahl von Transaktionen zu tun haben, kann die manuelle Abwicklung zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
Pliants virtuelle Kreditkarten vereinfachen diesen Prozess durch Zahlungsautomatisierung und den Wegfall manueller Eingriffe.
Sobald die Karten eingerichtet sind, können wiederkehrende Zahlungen geplant werden, was administrative Aufgaben reduziert und SaaS-Unternehmen Zeit gibt, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Um Zusammenzufassen
Kurz gesagt, bieten virtuelle Kreditkarten erhöhte Sicherheit, verbesserte Ausgabenverfolgung, gesteigerte betriebliche Effizienz und mehr Kontrolle über Finanztransaktionen. Sie sind damit ein unschätzbares Tool für die SaaS-Branche.
