“Alle Anforderungen der Deutschen Telekom werden zu 100% erfüllt.”
Ricky Singh-Grewal leitet das Projekt Smart Payments zur Einführung virtueller Kreditkarten bei der Deutschen Telekom. Gemeinsam mit Pliant und der Commerzbank entsteht eine Lösung, die technologische Innovation mit der Verlässlichkeit eines etablierten Bankpartners verbindet und interne Zahlungsprozesse spürbar vereinfacht.
Deutsche Telekom
BonnHauptsitz
TelekommunikationBranche
115,8 Mrd. € (2024)Umsatz
Weltweit ca. 200.000Beschäftigte
Mit ihrer strategischen Vision „Leading Digital Telco“ treibt die Deutsche Telekom die Digitalisierung auf allen Ebenen voran, von Netzinfrastruktur über Kundenservices bis hin zu internen Prozessen. Ein zentraler Baustein auf diesem Weg ist die Weiterentwicklung des klassischen Source-to-Pay-Prozesses. Unter dem Titel „Smart Payments“ startete das Unternehmen ein Pilotprojekt für virtuelle Firmenkreditkarten. Ziel ist es, mehr Automatisierung und Transparenz in interne Zahlungsprozesse zu bringen.
Projektleiter Ricky Singh-Grewal verantwortet dabei die Ausschreibung, sämtliche Compliance- und Sicherheitsprozesse sowie die Integration der Lösung in die bestehenden Systeme der Deutschen Telekom.
Herausforderung: Vom Kartenverbot zum Pilotprojekt
Die bisherigen Zahlungsprozesse der Deutschen Telekom verursachen einen hohen administrativen Aufwand. Besonders bei Zahlungen, die per Rechnung oder durch private Vorleistung der Mitarbeitenden getätigt werden.
Gleichzeitig gilt seit 2015 ein aktives Verbot von Firmenkreditkarten durch das Management Board. Der Grund: Früher wurde eine einzige physische Karte für eine ganze Abteilung hinterlegt. Damals gab es kein Kartenangebot auf dem Markt, das alle Sicherheits- und Compliance-Risiken löste.
Für einen neuen Anlauf war deshalb eine moderne Lösung gefragt, die höchste Compliance-Anforderungen erfüllt und sich nahtlos in bestehende Systeme integriert. Nur so konnte Ricky Singh-Grewal eine Ausnahmegenehmigung für das Kartenprojekt erhalten.
Personalisierte Karten mit individuell steuerbaren Limits, Zeiträumen und Händlerfreigaben.
Keine Bargeldauslagen mehr, digitale Belegerfassung, deutlich reduzierte Bearbeitungszeit.
Umsetzung unternehmensspezifischer Prozesse wie zusätzliche Freigaben oder Lieferantensperren.
Automatisierter Datenaustausch zur Reduktion manueller Buchhaltungsaufwände.
Lösung: Pliant & Commerzbank bieten eine flexible Lösung für Konzern-Anforderungen
In einem Proof-of-Concept war es das Ziel nachzuweisen, dass ein Anbieter nicht nur technologisch leistungsfähig, sondern auch vollständig konform mit den internen Prozessen, Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Vorgaben der Telekom ist.
Die Partnerschaft aus Pliant und der Commerzbank verband Fintech-Innovation mit der Verlässlichkeit eines etablierten Bankpartners. Die Commerzbank, als eine der größten Banken Europas, bot der Telekom Sicherheit und Stabilität. Pliant brachte die Agilität und das technologische Tempo eines Fintechs ein. In enger Zusammenarbeit entstand so innerhalb kürzester Zeit eine Lösung, die im Proof-of-Concept auf ganzer Linie überzeugte.
Pliant zeigte die Flexibilität seiner Plattform, indem mehrere von der Telekom geforderte Funktionen umgesetzt wurden. “Neue Einschränkungen wie Lieferantensperren oder voreingestellte Gültigkeitszeiträume für Karten wurden in kürzester Zeit bereitgestellt. Ohne sie hätten wir auch den Piloten nicht starten dürfen. Aber unsere Anforderungen wurden schnell umgesetzt”, sagt Singh-Grewal.
Parallel wurde die Lösung umfangreichen Sicherheits- und Compliance-Audits unterzogen und die Infrastruktur unter realistischen Bedingungen getestet. Die Integration in bestehende Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse verlief reibungslos.
Zur zusätzlichen Absicherung holte das Projektteam Rückmeldungen von bestehenden Großkunden von Pliant ein. Auch hier fiel das Feedback eindeutig positiv aus.
Ergebnis: Innovation eines Fintechs, Vertrauen eines Bankpartners
Das Pilotprojekt wurde in enger Abstimmung mit dem Finance Board unter CFO Christian P. Illek bewusst auf konkrete Anwendungsfälle begrenzt. Im Fokus standen Ausgaben, die ausschließlich per Kreditkarte möglich sind, zum Beispiel für internationale Trainings oder für Softwarelizenzen wie ChatGPT.
Das vorläufige Fazit fällt durchweg positiv aus. Die Prozesse funktionieren stabil, alle Compliance- und Sicherheitsanforderungen werden erfüllt, und das interne Feedback ist eindeutig. Mitarbeitende begrüßen, dass sie nicht mehr privat in Vorleistung gehen müssen. Auch die Buchhaltung profitiert von deutlich vereinfachten Abläufen und reduzierten manuellen Aufwänden.
Besonders überrascht hat das Projektteam die Präzision, mit der sich virtuelle Karten konfigurieren lassen. Anstelle der Frage, ob solche Karten im Konzern eingesetzt werden sollten, rückt inzwischen eine neue Frage in den Mittelpunkt: “Wir diskutieren inzwischen, welche Zahlungen eigentlich nicht per virtueller Kreditkarte abgewickelt werden sollten“, sagt Singh-Grewal.
Die Ergebnisse des Piloten werden derzeit ausgewertet und sollen dem Management Board als Entscheidungsgrundlage für eine mögliche Skalierung dienen.
„Für die Telekom war der Zusammenschluss aus unserer langjährigen Bankbeziehung mit der Commerzbank und der Innovationskraft von Pliant die überzeugendste Lösung. Von Anfang an wurde auf all unsere Wünsche flexibel reagiert sodass jetzt alle Anforderungen unsererseits zu 100 % erfüllt werden.”
