«Ahorro del 25 % en contabilidad con verificación más ágil de recibos y menos preguntas»
La doctari group opera como proveedor líder de servicios sanitarios en Alemania, enfocada en el sector de salud. En esta entrevista, A. Sander, jefe de contabilidad corporativa, ofrece una mirada a los procesos internos de la empresa y comparte su experiencia con la integración de Pliant y Circula.
doctari group participa en tres líneas principales de negocio: Temporary Placement, Permanent Placement y Technology & Solutions. La digitalización es un eje prioritario. En contabilidad, los procesos manuales son cosa del pasado: ya no se trabaja con extractos de tarjeta enviados por correo a fin de mes ni formularios impresos para las liquidaciones de gastos.
En su lugar, doctari group utiliza las aplicaciones de Pliant y Circula, además de la integración entre ellas. «Nos beneficiamos de más rapidez, transparencia y seguridad», comenta A. Sander con confianza.
Experiencias positivas con la integración de Circula y Pliant
Informes en tiempo real mediante el panel de control de Pliant
Función automática de recordatorio para empleados con recibos pendientes
Comunicación interna más ágil dentro de la app Pliant
Liquidaciones automáticas de gastos con Circula
Desafío: Procesos manuales y falta de visibilidad
Anteriormente, el destinatario de los extractos de tarjeta recibidos por correo debía escanearlos y digitalizarlos para su procesamiento. En muchos casos, varios empleados de un departamento compartían una única tarjeta física. Los recibos se entregaban a supervisores para su aprobación, lo que convertía la búsqueda de documentos faltantes en una tarea extremadamente laboriosa.
Los formularios de liquidación de gastos también eran propensos a errores: falta de datos sobre personas atendidas, cálculos incorrectos de dietas, etc.
Solución: Implementación de Pliant y Circula con integración complementaria
«La claridad y transparencia sobre dónde están los recibos o cuáles faltan es sin duda una ventaja de Circula y Pliant. El proceso de aprobación de gastos y pagos con tarjeta está completamente representado en un solo portal», explica A. Sander.
doctari group ha experimentado gran utilidad con las notificaciones automáticas en la app de Pliant. Cuando un empleado tiene un recibo faltante o una tarea pendiente, recibe un recordatorio por correo. La comunicación interna también se ha trasladado dentro de la app: “Usamos la función de comentarios en Pliant y ya no necesitamos enviar correos adicionales”, afirma A. Sander.
Resultado: Mayor rapidez, transparencia y seguridad en la contabilidad
Gracias a las apps de Pliant y Circula junto con su integración, A. Sander y su equipo de seis personas han logrado ahorrar un 25 % de tiempo.
«Las consultas sobre recibos de tarjetas y la devolución de formularios mal llenados o gastos han mejorado enormemente. Nada se queda olvidado. Las liquidaciones se realizan más rápido y mi equipo cuenta con toda la información para una evaluación contable segura. Cada uno sabe dónde están los recibos y su procesamiento avanza.
La coordinación entre quien entrega el recibo y quien lo contabiliza o aprueba ha sido más sencilla. Antes esto generaba malestar de ambas partes y nos costaba mucho tiempo.»
