Miksi yrityksellä kannattaisi olla nykyaikainen matkalaskusovellus?
Mitä etua yritykselle on nykyaikaisesta matkalaskusovelluksesta matkalaskujen käsittelyssä? Millaisia tuloksia ja hyötyjä nykyaikainen matkalaskusovellus voi yrityksille tuoda? Miten nykyaikainen matkalaskusovellus helpottaa myös tulorekisteri-ilmoituksia ja maksatusta?
Haastattelimme eri yritysten kirjanpitäjiä ja kysyimme, mikä heidän työssään on rasittavinta.
Vastauksista nousivat kirkkaasti esiin rasittavimpina tehtävinä matkalaskujen ja kulukuittien manuaalinen käsittely.
Monilla nykyisillä kirjanpito-ohjelmilla on omat matkalaskuohjelmansa. Ne ovat kuitenkin vain yksi osa koko ohjelmaa ja parhaimmillaankin hieman kankeita ja vaativat manuaalista työtä eri osapuolilta matkalaskuprosessissa.
Matkalaskuprosessilla tarkoitetaan lyhyesti matkalaskun luontia, sen tarkastamista ja hyväksyntää sekä kulun korvaamista matkalaskun tekijälle eli yleensä työntekijälle.
Verotuksessa työmatkalla tarkoitetaan tilapäistä matkaa, joka tehdään työhön liittyvien työtehtävien vuoksi. Työmatkasta on tehtävä matkalasku.
Työnantajan velvollisuus maksaa työmatkoista päivärahoja ja kilometrikorvauksia riippuu työehtosopimuksesta ja työsopimuksesta.
Suomessa yleinen tapa on maksaa korvaukset Verohallinnon enimmäismäärien mukaan.
Aika on rahaa ja käytössä oleva ratkaisu vaikuttaa matkalaskuprosessin kestoon
Halusimme pureutua syvemmälle matkalaskujen ja kulukuittien käsittelyprosesseihin. Selvitimme, miten nopeasti matkakustannukset Suomessa yleensä korvataan, mistä matkalaskuprosessiin menevä aika koostuu ja miten korvausten saamista voitaisiin nopeuttaa.
Kun haastateltiin eri matkalaskujärjestelmiä käyttävien yritysten työntekijöitä, selvisi, että Suomessa on yhä yleistä maksaa matka- ja kulukorvaukset palkan yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että korvaukset maksetaan 5–37 päivän sisällä matkalaskun luomisesta.
Palkansaajat arvioivat, että jo 20 päivää on liian pitkä aika odottaa päivärahojen, kilometrikorvausten ja kulukorvausten maksua. Työntekijähän on maksanut matkan aikana olevat kulut omasta pussistaan ja näin siis rahoittaa työnantajaansa tuon ajan.
Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella maksaminen tapahtuu 1–7 päivän sisällä.
Matkalaskuprosessiin liittyy laskun tekijä, kirjanpitäjä ja laskun hyväksyjä (työnantaja).
Matkalaskujen pyörittely harmittaa kirjanpitäjän lisäksi myös matkalaskujen tekijöitä eli työntekijöitä, ja ne aiheuttavat ylimääräistä ajankulua myös hyväksyjille, eli yrityksille itselleen.
Nykyaikainen matkalaskusovellus säästää aikaa nopeuttamalla laskun hyväksyntäprosessia, mutta myös eriyttämällä matkalaskujen maksuprosessin palkanlaskennasta.
Kun matkalaskut käsitellään ja maksetaan palkanlaskennasta erikseen, korvausten saamisen kokonaiskesto lyhenee huomattavasti.
Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella koko prosessiin kuluva aika on esimerkiksi:
matkalaskun luominen
matkalaskun hyväksyntä (0–2 päivää)
aineistosiirron odottaminen (1–7 päivää)
korvaus saapuu tilille ja viranomaisraportointi hoidetaan automaattisesti.
Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella maksaminen tapahtuu siis 1–7 päivän sisällä laskun luomisesta.
Kun matkalaskut käsitellään palkanlaskennan sijaan kirjanpidossa, yritys säästää siis myös palkanlaskentakuluissa.
Matkalaskujen käsittely ei enää vaadi palkanlaskijan tekemää ylimääräistä manuaalista työtä, josta usein laskutetaan aikaperusteisesti.
Mitä parempaa nykyaikainen matkalaskuohjelma tarjoaa?
Nykyaikainen matkalaskuohjelma parhaimmillaan automatisoi mahdollisimman pitkälle käyttäjien puolesta:
kirjanpidon
maksamisen
tulorekisteri-ilmoittamisen.
Järjestelmä mahdollistaa myös erilaisia integraatiopintoja eri osa-alueiden välille. Esimerkiksi integroidessasi Pliantin matkalaskuohjelmaan, voit lisätä kuitit samaan paikkaan kuin matkalaskutkin. Matkalaskuohjelma sitten taas yhdistetään kirjanpitoon.
Monilla nykyisillä kirjanpito-ohjelmilla on omat matkalaskuohjelmansa. Ne ovat kuitenkin vain osa ohjelmaa eikä niiden käytettävyyteen ole erikseen panostettu.
Virheiden minimoimiseksi ja ajan säästämiseksi nykyaikainen matkalaskujärjestelmä tekee käyttäjiensä puolesta toimintoja.
Laskun luoja voi ottaa kännykällään kuvan laskusta ja sovelluksen skanneri lukee kuitista summan, päivämäärän, valuutan ja alv- prosentit. Laskun luoja voi lisätä selitteen ja lähettää kuitin suoraan hyväksyttäväksi ja maksettavaksi kirjanpitoon.
Investointi nykyaikaiseen matkalaskusovellukseen tuo säästöjä
Investointi nykyaikaiseen matkalaskuohjelmistoon on yritykselle kannattava, sillä se säästää aikaa, hermoja ja rahaa.
Yrityksen työntekijät ovat tyytyväisempiä, kun korvaukset maksetaan entistä nopeammin ja rahaa säästyy myös manuaalisen työn vähenemisen myötä.
Suomessa kehitetyn nykyaikaisen matkalaskusovellus Bezalan hyöty on erityinen johtuen sen suorista integraatioista kirjanpito- ja HR-ohjelmistoihin ja laajasta kansainvälisestä toimivuudesta. Pliant tarjoaa myös reaaliaikaisen integraation Bezalaan, jolloin korttiostoksia tehdessä näet tapahtumat heti Bezalassa.
Bezala-matkalaskusovellus on perinteisiä menetelmiä noin kolme kertaa nopeampi. 83 % kulu- ja matkalaskuprosessin vaiheista on automatisoituja.
Työntekijä voi hyödyntää esimerkiksi Google Mapsia Bezalan sovelluksessa (ja myös selainversiossa) kilometrikorvauksia hakiessaan.
Kun työntekijä syöttää lähtöpaikan ja määränpään, Bezala matkalaskusovellus laskee ajetut kilometrit lyhyimmän reitin perusteella.
Bezalan matkalaskusovellus on helppokäyttöinen mobiilisovellus kuittien, palkkioiden ja matkalaskujen käsittelyyn. Se on jo yli 2 000 yrityksen ja yhdistyksen käytössä.
Ehkä matkalaskutus sujuu helposti ja nopeasti kohta myös sinun yrityksessäsi?
Niina Sinisalo on sisällöntuottaja, joka auttaa suomalaisia yrityksiä markkinoinnin ja viestinnän tehtävissä, yhteistyössä Smoothlyn kanssa. Artikkeli on tuotettu yhteistyössä kumppanimme Bezalan kanssa.
Uusimmat artikkelit
- Liiketoiminta1 min
Pliant ja Bezala julkistavat yhteistyön, joka yhdistää luottokorttimaksut ja kulujen hallinnan yhdeksi helppokäyttöiseksi ja vaivattomaksi kokonaisuudeksi
Pliant ja Bezala tarjoavat yhdessä suomalaisille yrityksille saumattoman maksamisen ja kulujen hallinnan ratkaisun, joka tekee maksamisesta, kulujen käsittelystä ja kirjanpidosta entistä helpompaa.
- CaaS2 min
CaaS-ratkaisun (Cards-as-a-Service) edut: Miksi yritysten kannattaa tarjota omia maksukortteja?
Yrityksillä on monia syitä, miksi ne haluavat tarjota asiakkailleen maksukortteja. Oma korttiohjelma voi olla esimerkiksi tapa vahvistaa asiakassuhteita tai vauhdittaa yrityksen kasvua. Mutta kuinka helppoa oman korttiohjelman lanseeraaminen oikeastaan on?
- CaaS3 min
Mitä on CaaS? Näin Cards-as-a-Service helpottaa maksuratkaisujen tarjoamista
Yrityksille on tärkeää tarjota erinomainen asiakaskokemus. Yksi keino laajentaa palvelutarjontaa on lanseerata oma korttiohjelma, johon kuuluu luotto-, debit- ja prepaid-kortteja. Korttiohjelmat tarjoavat paljon hyötyjä ja etuja, jotka vastaavat asiakkaiden odotuksiin.
- CaaS3 min
6 yleistä harhaluuloa upotettuihin rahoituspalveluihin liittyen
Embedded Finance, eli vapaasti käännettynä upotetut rahoituspalvelut, on muuttanut fintech-kenttää. Mutta sitä mukaan kun uudet teknologiat yleistyvät, leviävät myös niihin liittyvät harhaluulot.
- Liiketoiminta4 min
Embedded finance eli upotetut rahoituspalvelut: Uuden teknologian mahdollisuudet eri aloille
Digitalisaatio on mullistanut rahoitusalaa, ja uudet fintech-ratkaisut ovat laajentaneet rahoituspalveluita uusille alueille pelkkien perinteisten pankkien sijaan. Upotetut rahoituspalvelut (embedded finance) muuttavat tapaa, miten yritykset tarjoavat palveluja kuluttajille.
- Liiketoiminta3 min
Matkatoimistoille räätälöidyt virtuaaliset luottokortit: Säästöä cashback-edulla
Matkatoimistot pitävät huolen, että niiden asiakasyritysten työmatkat sujuvat mutkitta. Ja nykyaikainen yritysluottokorttiratkaisu varmistaa, että myös matkanjärjestäjän omat toiminnot sujuvat yhtä mallikkaasti.