Miksi yrityksellä kannattaisi olla nykyaikainen matkalaskusovellus?

Haastattelimme eri yritysten kirjanpitäjiä ja kysyimme, mikä heidän työssään on rasittavinta. 

Vastauksista nousivat kirkkaasti esiin rasittavimpina tehtävinä matkalaskujen ja kulukuittien manuaalinen käsittely.

Monilla nykyisillä kirjanpito-ohjelmilla on omat matkalaskuohjelmansa. Ne ovat kuitenkin vain yksi osa koko ohjelmaa ja parhaimmillaankin hieman kankeita ja vaativat manuaalista työtä eri osapuolilta matkalaskuprosessissa.

Matkalaskuprosessilla tarkoitetaan lyhyesti matkalaskun luontia, sen tarkastamista ja hyväksyntää sekä kulun korvaamista matkalaskun tekijälle eli yleensä työntekijälle.

Verotuksessa työmatkalla tarkoitetaan tilapäistä matkaa, joka tehdään työhön liittyvien työtehtävien vuoksi. Työmatkasta on tehtävä matkalasku.

Työnantajan velvollisuus maksaa työmatkoista päivärahoja ja kilometrikorvauksia riippuu työehtosopimuksesta ja työsopimuksesta.

Suomessa yleinen tapa on maksaa korvaukset Verohallinnon enimmäismäärien mukaan.

Aika on rahaa ja käytössä oleva ratkaisu vaikuttaa matkalaskuprosessin kestoon

Halusimme pureutua syvemmälle matkalaskujen ja kulukuittien käsittelyprosesseihin. Selvitimme, miten nopeasti matkakustannukset Suomessa yleensä korvataan, mistä matkalaskuprosessiin menevä aika koostuu ja miten korvausten saamista voitaisiin nopeuttaa.

Kun haastateltiin eri matkalaskujärjestelmiä käyttävien yritysten työntekijöitä, selvisi, että Suomessa on yhä yleistä maksaa matka- ja kulukorvaukset palkan yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että korvaukset maksetaan 5–37 päivän sisällä matkalaskun luomisesta.

Palkansaajat arvioivat, että jo 20 päivää on liian pitkä aika odottaa päivärahojen, kilometrikorvausten ja kulukorvausten maksua. Työntekijähän on maksanut matkan aikana olevat kulut omasta pussistaan ja näin siis rahoittaa työnantajaansa tuon ajan.

Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella maksaminen tapahtuu 1–7 päivän sisällä.

Matkalaskuprosessiin liittyy laskun tekijä, kirjanpitäjä ja laskun hyväksyjä (työnantaja). 

Matkalaskujen pyörittely harmittaa kirjanpitäjän lisäksi myös matkalaskujen tekijöitä eli työntekijöitä, ja ne aiheuttavat ylimääräistä ajankulua myös hyväksyjille, eli yrityksille itselleen.

Nykyaikainen matkalaskusovellus säästää aikaa nopeuttamalla laskun hyväksyntäprosessia, mutta myös eriyttämällä matkalaskujen maksuprosessin palkanlaskennasta. 

Kun matkalaskut käsitellään ja maksetaan palkanlaskennasta erikseen, korvausten saamisen kokonaiskesto lyhenee huomattavasti.

Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella koko prosessiin kuluva aika on esimerkiksi:

1. matkalaskun luominen

2. matkalaskun hyväksyntä (0–2 päivää)

3. aineistosiirron odottaminen (1–7 päivää)

4. korvaus saapuu tilille ja viranomaisraportointi hoidetaan automaattisesti.

Nykyaikaisella matkalaskusovelluksella maksaminen tapahtuu siis 1–7 päivän sisällä laskun luomisesta.

Kun matkalaskut käsitellään palkanlaskennan sijaan kirjanpidossa, yritys säästää siis myös palkanlaskentakuluissa. 

Matkalaskujen käsittely ei enää vaadi palkanlaskijan tekemää ylimääräistä manuaalista työtä, josta usein laskutetaan aikaperusteisesti.

Mitä parempaa nykyaikainen matkalaskuohjelma tarjoaa?

Nykyaikainen matkalaskuohjelma parhaimmillaan automatisoi mahdollisimman pitkälle käyttäjien puolesta:

• kirjanpidon

• maksamisen

• tulorekisteri-ilmoittamisen. 

Järjestelmä mahdollistaa myös erilaisia integraatiopintoja eri osa-alueiden välille. Esimerkiksi integroidessasi Pliantin matkalaskuohjelmaan, voit lisätä kuitit samaan paikkaan kuin matkalaskutkin. Matkalaskuohjelma sitten taas yhdistetään kirjanpitoon. 

Monilla nykyisillä kirjanpito-ohjelmilla on omat matkalaskuohjelmansa. Ne ovat kuitenkin vain osa ohjelmaa eikä niiden käytettävyyteen ole erikseen panostettu. 

Virheiden minimoimiseksi ja ajan säästämiseksi nykyaikainen matkalaskujärjestelmä tekee käyttäjiensä puolesta toimintoja. 

Laskun luoja voi ottaa kännykällään kuvan laskusta ja sovelluksen skanneri lukee kuitista summan, päivämäärän, valuutan ja alv- prosentit. Laskun luoja voi lisätä selitteen ja lähettää kuitin suoraan hyväksyttäväksi ja maksettavaksi kirjanpitoon.

Investointi nykyaikaiseen matkalaskusovellukseen tuo säästöjä

Investointi nykyaikaiseen matkalaskuohjelmistoon on yritykselle kannattava, sillä se säästää aikaa, hermoja ja rahaa. 

Yrityksen työntekijät ovat tyytyväisempiä, kun korvaukset maksetaan entistä nopeammin ja rahaa säästyy myös manuaalisen työn vähenemisen myötä. 

Suomessa kehitetyn nykyaikaisen matkalaskusovellus Bezalan hyöty on erityinen johtuen sen suorista integraatioista kirjanpito- ja HR-ohjelmistoihin ja laajasta kansainvälisestä toimivuudesta. Pliant tarjoaa myös reaaliaikaisen integraation Bezalaan, jolloin korttiostoksia tehdessä näet tapahtumat heti Bezalassa.

Bezala-matkalaskusovellus on perinteisiä menetelmiä noin kolme kertaa nopeampi. 83 % kulu- ja matkalaskuprosessin vaiheista on automatisoituja. 

Työntekijä voi hyödyntää esimerkiksi Google Mapsia Bezalan sovelluksessa (ja myös selainversiossa) kilometrikorvauksia hakiessaan.

Kun työntekijä syöttää lähtöpaikan ja määränpään, Bezala matkalaskusovellus laskee ajetut kilometrit lyhyimmän reitin perusteella.

Bezalan matkalaskusovellus on helppokäyttöinen mobiilisovellus kuittien, palkkioiden ja matkalaskujen käsittelyyn. Se on jo yli 2 000 yrityksen ja yhdistyksen käytössä.

Ehkä matkalaskutus sujuu helposti ja nopeasti kohta myös sinun yrityksessäsi?