Helpotusta SaaS-yritysten kuittirumbaan ja maksuliikenteen haasteisiin
Software-as-a-Service-ala on ollut kovassa nosteessa viime vuosina. SaaS-palveluihin keskittyvät yritykset tarjoavat asiakkailleen helpon ja kustannustehokkaan tavan hankkia ja käyttää ohjelmistoja ja pilvipalveluja. Yritysten suosio ja kasvu tuo mukanaan kuitenkin myös haasteita: miten sujuvoittaa kulujen ja kuittien hallintaa pitäen samalla huolta tietoturvasta?
Tässä artikkelissa paneudumme virtuaalisten luottokorttien hyötyihin SaaS-yrityksille.
SaaS pähkinänkuoressa
Lyhenne SaaS tulee englannin sanoista Software-as-a-Service. SaaS-yritykset tarjoavat asiakkailleen ohjelmistopalveluja internetin välityksellä.
Ennen SaaS-aikakautta ohjelmistot piti ostaa ja asentaa erikseen tietokoneelle, mutta nykyään SaaS-yritykset myyvät ohjelmistoja tilausperusteiseti esimerkiksi kuukausi- tai vuosiveloituksella.
Näin asiakkaat pääsevät käyttämään ohjelmistoja esimerkiksi nettiselaimella. Tilausmaksu veloitetaan tyypillisesti luottokortilta automaattisesti jatkuvana tilauksena.
SaaS-yritysten tyypillisiä maksuhaasteita
Kuten kaikilla yrityksillä, myös SaaS-firmoilla on omat taloushallinnon haasteensa, liittyen esimerkiksi maksujen käsittelyyn ja kuittien hallintaan.
Tyypillisiä ongelmakohtia ovat muun muassa:
Maksujen epäselvyydet
SaaS-yrityksillä on käsiteltävänä lukuisia eri maksuja, aina asiakkailta kerättävistä maksuista alihankkijoille suoritettaviin maksuihin.
Pelkän maksuliikenteen volyymin lisäksi harmia aiheuttavat myöhästyneet maksut, laskutusepäselvyydet ja maksujen täsmäytys. Maksuihin liittyvät epäselvyydet voivat vaikuttaa negatiivisesti yrityksen kassavirtaan.
Tilausten hallinnointi
SaaS-yritysten toiminta perustuu asiakkaiden jatkuviin tilauksiin sen sijaan, että ohjelmisto tai pilvipalvelu hankittaisiin kertaostoksena.
Tämä tekee laskutuksesta ja maksuliikenteestä monimutkaisempaa. Käsiteltävänä on toistuvat tilausmaksut, premium-hinnoittelut, tuotetasojen vaihdot joko ylöspäin tai alaspäin ja niihin liittyvät hinnanmuutokset sekä tilausten peruutukset. Varsinkin asiakasmäärän ollessa suuri maksuliikenteen hallinnassa on työtä.
Maksuihin käytetään vain yhtä korttia
SaaS-yrityksillä voi olla lukuisia eri menoja. Maksujen teko ja seuraaminen käy työlääksi, jos käytössä on vain yksi yritysluottokortti.
Kulujen täsmäytys
Kulujen seuranta ja täsmäytys voi olla haastavaa, kun käsiteltävänä on eri osastojen ja tiimien tekemiä maksuja.
Jos kuittien hallintaan ei ole kätevää ja helppokäyttöistä ratkaisua, talousosaston voi olla vaikea kerätä kuitteja ja täsmäyttää niitä eri osastojen ja projektien kuluihin. Tämä hidastaa tietysti kirjanpitoa, mutta vaikeuttaa myös kulujen ja budjettien seurantaa.
Kuittien käsittely käsityönä lisää suotta talousosaston työtaakkaa.
Näin Pliantin ratkaisu helpottaa maksujen ja laskujen täsmäytystä
Virtuaaliset kortit saatavilla saman tien
Pliantin sovelluksessa on mahdollista luoda lukuisia virtuaalisia kortteja työntekijöille tai esimerkiksi eri kuluja varten. Virtuaalikorttien luominen käy parilla klikkauksella, ja kortit ovat saman tien käyttövalmiita.
Kustannuspaikat helpottavat kulujen kohdentamista
Virtuaaliselle kortille voi valita kustannuspaikan, johon kaikki kortilla tehdyt maksut kohdentuvat. Näin eri osastojen tai projektien kulujen seuraaminen on helppoa ja automaattiset kuluraportit sujuvoittavat talousosaston työtä.
Kortit mahdollistavat suuren maksuvolyymin
Toimintansa luonteesta johtuen SaaS-yritykset käsittelevät yleensä paljon maksuja. Virtuaaliset luottokortit tarjoavat tehokkaan ratkaisun suurenkin maksuvolyymin käsittelyyn. Niiden avulla maksuja voidaan esimerkiksi ajastaa ja automatisoida.
Ensiluokkainen turvallisuus
Tietoturva on tietysti SaaS-yritysten tärkeä prioriteetti, mutta jos maksujen vahvistamiseen tarvittava 2-vaiheinen tunnistautuminen on vain toimitusjohtajalla, hidastaa se yrityksen arkea.
Pliantin ratkaisussa 2-vaiheinen tunnistautuminen on korttikohtainen. Eli aina kun virtuaalista korttia käytetään, sen yhteydessä vaaditaan kortinhaltijan vahvistus.
Virtuaalisten korttien asetusten muokkaus, tai jopa kortin sulkeminen, on nopeaa ja helppoa suoraan sovelluksessa. Jos siis kortilla havaitaan epäilyttäviä maksuja, voidaan niihin reagoida nopeasti – sulkematta kuitenkaan kaikki yrityksen kortteja.
Kuittien digitaalinen tallennus ja automaattinen täsmäytys
Puuttuvien kuittien kerääminen voi olla aikaa vievää ja turhauttavaa. Pliantin ratkaisu helpottaa talousosaston työtä, sillä se automatisoi kuittien keräämisen. Työntekijät voivat tallentaa kuitit helposti, ja kuitti täsmäytyy automaattisesti oikeaan maksuun.
Lisäksi maksutietojen vienti kirjanpito-ohjelmistoihin käy helposti – tutustu esimerkiksi Procountor- ja Netvisor-vientiin.
Käyttörajat pitävät budjetin kurissa
Pliantin virtuaalikortit antavat yritykselle enemmän kontrollia kortteihin liittyen. Niihin voidaan asettaa korttikohtaiset käyttörajat ja määrittää muita lisäasetuksia. Näin yrityksen korteilla tehdyt maksut pysyvät budjetin puitteissa.
Tehokkaampaa arkea
SaaS-yrityksissä käsitellään yleensä suuri määrä maksuja, jolloin niiden manuaalinen käsittely voi olla altista virheille.
Pliantin virtuaaliset kortit ja automaatiot tekevät kulujen käsittelystä helpompaa, kun manuaalisen työn tarve vähenee. Korteille voidaan esimerkiksi ajastaa toistuvia maksuja, jolloin aikaa säästyy tärkeämpiin tehtäviin kuin maksutietojen näppäilyyn käsin.
Yhteenveto
Virtuaalisten luottokorttien etuihin lukeutuvat edistyneet turvallisuusratkaisut, helpompi kulujen seuranta ja korttien hallinnoinnin tehokkuus.
Virtuaalikortit pitävät langat yrityksen käsissä: uusien korttien luominen ja korttiasetusten muokkaus käy käden käänteessä.
Miten SaaS-yritykset hyödyntävät Pliantin ratkaisua? Tutustu täältä erään asiakkaamme kokemuksiin.
